И, соответственно, приказ о его утверждении. Это не зависит от формы его собственности. При необходимости к общему числу обязательных документов добавляется еще и приказ о изменении штатного расписания. Зачем он нужен и для чего составляется? В этом надо разобраться.
Причины внесения изменений
Для начала стоит отметить, что основной трудовой закон (ТК РФ) не требует наличия самого штатного расписания как такового. Но комитет по статистике России внес этот документ в список обязательных бланков, необходимых для учета труда и оплаты на любом предприятии страны.
В силу различных факторов штатное расписание может корректироваться. Все изменения подобного рода должны обязательно сопровождаться изданием соответствующего приказа. Из довольно большого количества можно выделить несколько общих причин, в силу которых необходимо проводить подобного рода мероприятия:
- Изменение существующих и окладов, а также дополнительных выплат и различных надбавок. Это происходит главным образом после изменения в законодательстве или в результате улучшения работы предприятия.
- Изменение наименования существующих должностей или введение новых. Это чаще происходит при реорганизации компании.
- Проведение процедуры сокращения штатов.
- Создание на предприятии новых структурных подразделений.
В любом из перечисленных случаев должен быть издан приказ об изменении штатного расписания, в котором четко разъясняются причины проведения данного мероприятия.
Как правильно оформить
Приказ об изменении штатного расписания, по сути, является промежуточным этапом всей процедуры. Для примера можно рассмотреть ситуацию, связанную с сотрудников. В данном случае предварительно специалистами компании проводится исследование по изучению работы предприятия. Это делается с целью определению возможных путей его реорганизации для улучшения деятельности предприятия в целом или его отдельных подразделений. Исследования оформляются в виде на имя руководителя. По результатам принимается решение о проведении конкретных мероприятий. Затем определяется список должностей, подлежащих сокращению. После этого сотрудники получают уведомления о предстоящем сокращении за 2 месяца. Затем издается приказ об изменении штатного расписания, а на основании его уже готовится приказ о предстоящем сокращении. Далее создается комиссия, которая уже проводит заключительные этапы процедуры на основании действующего законодательства.
Варианты изменений штатного расписания
В ходе производственной деятельности на предприятии могут происходить различные изменения, которые необходимо закрепить в приказном порядке. Точно так и со штатным расписанием. Любое проводимое изменение должно быть оформлено соответствующим образом. В зависимости от глобальности причины существуют два варианта изменения штатного расписания:
Оба варианта оформляются приказом по основной деятельности. Во втором случае вносимые изменения обычно касаются одного или группы работников. В данной ситуации нет необходимости разрабатывать новый документ, поэтому и составляется приказ об изменении штатного расписания. Его можно озаглавить по-разному: «О внесении изменений …», либо «Об изменении …», или просто «О частичном изменении …». Любое из предложенных названий будет верным. Все зависит от причины вносимых изменений.
Образец приказа
Внести какое-либо изменение в расписание штата сотрудников легко. Здесь нет никаких стандартных форм и обязательных условий. В принципе, образец изменения штатного расписания не существует. Оформляется обычный приказ, в котором непременно должны содержаться следующие моменты:
Примерная структура подобного приказа выглядит следующим образом:
- Наименование предприятия.
- Дата и порядковый номер издаваемого приказа.
- ПРИКАЗ.
- Место издания данного приказа.
- Наименование приказа (заголовок).
- Констатирующая часть, которая начинается словами «В связи с…». В ней указывается, какие действия или события привели к вносимым изменениям.
- Слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
- Распорядительная часть. Она обычно начинается со слов «Внести в штатное расписание следующие изменения». Далее следует перечень вносимых изменений, и указывается дата их введения.
- Заканчивается приказ подписью директора (руководителя) предприятия.
Изменение названия (переименование) должности
Для примера можно рассмотреть ситуацию, связанную с изменением наименования должности работника. Если она предусматривает изменение функциональных обязанностей, и этот вопрос является одним из существенных условий договора с сотрудником (статья 57 ТК РФ), то для начала необходимо уведомить его о предстоящих изменениях. Это делается не позднее, чем за два месяца до факта вступления в силу изменения. В случае отказа последует расторжение договора (трудового) по статье 73 ТК РФ с соблюдением всех выплат и гарантий. Если работник согласен с предложенными условиями, то после этого создается приказ об изменении действующего штатного расписания. После этого составляется с работником. Следующим этапом будет приказ о переводе работника на новую должность. Заканчивается такая процедура внесением соответствующей записи каждому работнику в трудовую книжку. Если обязанности работника остаются прежними, то предварительного согласования не требуется. Изменение должности в штатном расписании проводится следующим образом:
- Работник кадровой службы составляет служебную записку на имя руководителя предприятия.
- На ее основании составляется с соответствующий приказ.
- Вносятся изменения в само штатное расписание.
- Составляется к заключенному трудовому договору с работником дополнительное соглашение с указанием проводимых изменений.
- Вносится сразу после этого запись в трудовую книжку сотрудника.
- С даты, указанной в приказе, работник считается переведенным на другую должность.
Вносятся не только в том случае, когда работодателю нужно ввести новые профессии. Оно также меняется, если необходимо вывести из расписания штатную единицу.
Сделать это можно:
с помощью приказа;
утверждением нового ШР.
Рассмотрим, в каком порядке происходит выведение должности.
Исключение специальности из ШР
Если место вакантно
При необходимости, работодатель вправе исключить специальность или отдел из рабочего распорядка. Для этого оформляется приказ об исключении из штатного расписания должностей. Здесь есть один нюанс: если должность, которую планируется убрать из документа, свободна, то оформлять уведомление о сокращении численности или штата не требуется.
В связи с сокращением
В этом случае можно утвердить новое ШР без включения в него специальностей, подлежащих сокращению, а также издать приказ об исключении из ШР должностей, подлежащих сокращению и утвердить новый документ после даты предстоящих изменений. Сотрудников, попадающих под , следует с помощью письменного документа под подпись, за два месяца. Указание на это имеется в ч. 2 ст. 180 ТК РФ . Согласно этому правилу, дата ввода в действие изменений в рабочий распорядок не может наступать ранее, чем через два месяца после издания распоряжения.
Приказ об исключении должности из ШР может быть составлен работодателем в произвольной форме. Указывать в нем размер ставки или зарплаты нет необходимости.
В приказе следует указать:
информацию о проводимом мероприятии;
дату внесения планируемых нововведений,
название подразделения, профессии и ФИО граждан, которых коснется сокращение;
права и гарантии сокращаемых работников
После издания распоряжения работодатель должен ознакомить с ним сокращаемых сотрудников.
Хранение распоряжений
ШР, а также приказы, касающиеся выведения должности, следует хранить на предприятии постоянно. А все предложения, касающиеся его разработки и изменения, должны храниться в архиве предприятия не менее пяти лет. Это же время хранения установлено для проектов штатного расписания.
Штатное расписание нельзя рассматривать как документацию, составленную на длительный период времени.
Внесение корректировок в акт требуется по причине увеличения или снижения зарплаты, перестановок в кадровой сфере и другим моментам в деятельности предприятия. Законодательно допускается внесение видоизменений в расписание, при условии соблюдения установленных норм и правил.
Основания для изменения
Причины, по которым требуется внести поправки в штатное расписание, могут быть различными. Как уже указано, в акт вносятся коррективы путем изменения действующего расписания или создания нового. Третьего варианта не дано.
Полная замена «штатки» производится при наличии на то серьезных причин. Это могут быть перестановки в кадрах, сокращения или расширение штата, перевод рабочих в другое подразделение и прочее.
Небольшие коррективы вносятся в расписание посредством издания приказа, который подписывает руководитель организации. Издается приказ до того момента, когда вносятся поправки. Поводом для издания такого приказа могут служить:
- изменение названий отделов и подразделений;
- уменьшение штатной численности;
- переименование должностей;
- производство перерасчета относительно оплаты труда;
- введение или удаление должности.
Перечисленные основания могут применяться для корректировки действующего акта. Основным шагом при изменение – является издание соответствующего приказа. Такой документ должен содержать в себе пояснение грядущих перемен.
Если приказ составляется с нарушениями, то поправки, внесенные в штатный акт, признаются не соответствующими действительности при возникновении спора между работодателем и сотрудником либо при проведении проверки. В некоторых ситуациях кроме издания приказа и внесения перемен в документ, могут потребоваться дополнительные мероприятия.
Пример оформления
Когда изменения в «штатке» касаются не нескольких работников, а всего предприятия в целом, то издается новое расписание. Делается это с целью исключения путаницы. Примером издания нового акта является повышение уровня МРОТ в регионе, где расположена компания, при условии, что оклад рабочих зависит от этого показания.
Возникают ситуации, требующие принятия вынужденных мер по оформлению работникам сокращенной рабочей недели или дня. Случается это при кризисах, спаде спроса на продукт и прочих нюансах. Целью работодателя в таком случае является:
- не закрыть производство полностью;
- не оставить людей без рабочих мест.
Пример приказа о внесении поправок
Подобное решение согласуется с работниками предприятия, после чего им раздаются уведомления о переменах. Также подписывается дополнительное соглашение, прилагаемое к трудовому договору. Составляется оно в двух экземплярах.
На практике сложно осуществить внесение корректив относительно всего штата в расписание, поэтому создается новое. Перед внесением видоизменений в акт должны появиться соответствующие основания. Иначе руководитель не имеет права изменить кадровую структуру по своему усмотрению.
Предложения по внесению корректив излагаются руководителями подразделений и отделов, излагаются в служебной записке. Составляется записка в произвольном формате.
Ходатайство
Причины, по которым производится перемена расписания, указываются в служебной записке (так же именуется ходатайством). Когда рассматриваемый документ составлен – требуется зарегистрировать его в специальном журнале.
Законодательно не закреплено, кто имеет право на составление записок. Чаще всего акт составляется сотрудниками кадровой службы. Для составления требуется знать, какие перемены грядут в документе. Также руководство отделений имеет права на составление служебных записок.
Пример служебной записки
Определенных требований относительно составления документа не разработано. Составитель должен придерживаться общих правил по заполнению данного рода документов:
- изначально пишется «шапка», где содержатся сведения относительно составителя и адресата;
- пишется наименование акта;
- проставляется номер документа;
- описывается содержание, указывающее на причины корректировки;
- вписываются предложения относительно решения этого вопроса;
- подпись составившего и ее расшифровка.
После написания документ подлежит регистрации в специальном учетном журнале. Данный журнал имеет своим предназначением учет записок. Согласно этого журнала записке присваивается номер. Далее акт передается руководству компании, которым принимается окончательное решение относительно необходимости внесения исправлений.
Приказ об изменении
На практике разработаны два способа, посредством которых вносятся коррективы:
- издается приказ об видоизменении документа, где перечисляются коррективы, внесенные в акт;
- утверждается новый документ.
В случае, когда в акт вносятся незначительные коррективы – наиболее подходящим считается первый способ. Соответственно, второй применяется при кардинальных поправках расписания.
Составление приказа производится в произвольной форме. В документе указываются согласно, каким основаниям было принято решение об изменении и дату, когда коррективы начинают действовать.
Основания, которые применяются для переделки акта, могут быть различными:
- увеличение или спад объемов производства;
- оптимизация структуры;
- реорганизация;
- прочие.
Образец приказа о внесении поправок в связи с сокращением
В ситуации, когда происходит увольнение сотрудника из компании, это не может рассматриваться как основание для удаления должности, которую он занимал, из расписания. Исключением являются случаи сокращения штатной численности.
Когда объемы в компании сократились, и руководство приняло решение об удалении должности из штата, а через некоторое время она опять введена – работодатель не должен забывать про индексацию заработка.
При издании приказа относительно любого основания для внесения исправления, составитель должен быть предельно внимательным. Особенно это положение касается заполнения полей, содержащих реквизиты. В приказе обязательно содержатся:
- наименование акта;
- дата составления;
- дата, когда документ вступает в силу;
- описание всех перемен;
- сведения, касающиеся лица, назначенного ответственным за исполнение акта;
- подпись руководства.
Образец приказа о внесении исправления
Когда в приказе допущены ошибки – он признается недействительным. В таком случае новая «штатка» также будет признана несоответствующей действительности.
Изменение, оптимищация и переименнование
Изначально, когда предприятие начинает действовать, как правило, у него имеется узкий спектр направленности деятельности. Это связано с отсутствием наработанных связей и постоянной клиентуры.
После существования компании на протяжении нескольких лет, она становится способной оказывать больший перечень услуг, чем был заявлен ранее. По этой причине возникает нехватка кадров, которые требуются для выполнения нового объема работы.
Уведомление об поправках по причине изменения должности
В таком случае требуется переписывание должности в штатном расписании. За счет этого основания в него вносятся новые должности. Также может быть дополнен перечень имеющихся отделов.
Оптимизация
Корректировке подлежит документ в случае оптимизации деятельности управляющих либо перераспределением обязательств. К примеру, в организации изначально может быть введена одна ставка заместителя руководителя, в дальнейшем возникает необходимость во втором заместителе.
Как правило, необходимого объема для введения новой ставки недостаточно, тогда одного из руководителей отделов переименовывают в заместителя, при этом увеличивая его объем трудовой деятельности и повышая оплату.
Также в «штатку» могут ввести дополнительные единицы штата, при этом указав ставку в размере 1/2.
Переименование
В случае переименования должности законодателем предусматривается определенная процедура, которая должна соблюдаться работодателем. Проект согласуется с профсоюзом предприятия.
К проекту прикладывают основания, в связи с которыми вносятся коррективы. Профсоюз рассматривает проект на протяжении пятидневного срока, после чего выносит свое мотивированное мнение.
Согласовывать поправки необходимо в случае:
- изменения наименования большого количества должностей;
- образования нового подразделения;
- сокращения штата более чем на пять процентов от общего количества трудящихся.
Процедура производится в таком порядке:
- Оформляется пояснительная записка, в которой содержатся обоснования перемен.
- Издается распорядительная документация относительно внесения корректив. После рассмотрения записки, на нее налагается резолюция руководителя, с указанием сменить название должности и подготовить изменения в документации работников.
- Вносятся изменения. Перемены проводятся в соответствии с изданным приказом.
Сотрудники, наименование должностей которых изменяется, должны быть уведомлены надлежащим образом о грядущих переменах установленным образом.
Руководитель предлагает человеку выбор относительно согласия или несогласия с изменениями, а также выбрать вакантную должность для продолжения работы. Вручают уведомления не позднее, чем за 2 месяца до соответствующих изменений.
Уведомление о переименовании должности
Изменения вносятся путем издания нового или корректировки уже существующего акта. После того, как изменения внесены, необходимо оформить ряд документов:
- дополнительное соглашение;
- личная карточка работника;
- должностная инструкция.
Также требуется внести коррективы в трудовую книжку.
Изменение оклада
Изначально в расписании устанавливается размер оклада, полагающийся каждой должности. По мере роста компании возможно возникновение необходимости по внесению корректив в данный пункт, так как увеличивается объем труда и финансовые возможность предприятия возрастают.
Также основания для изменения расписания могут предусматриваться в законодательстве, принятом на федеральном уровне. Такие акты устанавливают увеличение размера МРОТ.
Согласно трудовому законодательству, работодатель не имеет возможности установить заработную плату меньше, чем МРОТ. По этой причине, при внесении исправлений в рассматриваемую величину, требуется корректировать расписание.
Ведомость замены и исключения должностей
К расписанию требуется подготовить пояснительную записку, которая описывает расчеты, произведенные относительно корректив, а также ведомость по смене должностей. Руководитель организации изначально знакомится с проектом, после чего вносит свои коррективы и одобряет его.
Согласно правилам, действующим относительно расписания, предусматривается возможность по замене одной должности другой. В таком случае необходимо сформировать рассматриваемую ведомость. В случае необходимости из одного подразделения изымается часть должностей и за счет них формируются новые.
После того, как расписание будет одобрено и утверждено – ведомость подлежит оформлению в виде составной части акта или его приложения. Обычно для замены подлежат использованию должности, которые вакантны.
Ведомость оформляют в виде таблицы. Состоит она из двух частей. Пример:
Образец ведомости смены должностей
Работодатель обладает правомочиями по исключению должностей или структурных подразделений из расписания только при сокращении штата в организации. В таком случае необходимо издать соответствующий приказ. Составителю потребуются документы:
- документация сотрудников;
- расписание;
- бланки, разработанные для приказов;
- документы компании;
- законодательные акты;
- печать.
Приказ о внесении исправлений в связи с исключением должности
Исключить должность можно при наличии обстоятельств, которые отнесены к особым. Примером выступает кризис, изменения условий труда и прочее. Сотрудник, должность которого исключается, должен получить соответствующее уведомление за два месяца до момента вступления в силу изменений.
Далее составляется приказ, в шапке которого указывается наименование компании. Название пишется в соответствие с уставной документацией. Прописывается дата и номер изданного приказа, дата, когда изменения вступят в силу.
В приказе отражается причина его составления, прописываются должности, которые будут исключены. Ответственным за исполнение назначается работник кадрового отдела. Далее проводится заверка акта.
Затем в действующем расписании исключается должность, которая сокращается. Также издается приказ, содержащий сведения относительно сокращения штата. В приказе указывается наименование должность, которая подлежит исключению из расписания, также прописываются данные работника, занимающего эту должность.
Заверяется приказ подписью руководства компании. С документом знакомится специалист, должность которого сокращают.
Законодатель не оговаривает, с какой частотой может изменяться «штатка». Это говорит о возможности руководства компании вносить изменения по своему усмотрению. В случае внесения корректив должна соблюдаться процедура, установленная в законах.
Уведомление об изменении
Согласно нормам трудового законодательства руководитель компании имеет обязанность по ознакомлению сотрудников со всеми актами, принятыми внутри организации.
Когда изменения вносятся в расписание, уведомлять об этом работников не обязательно. Исключением является ситуация, когда коррективы отражаются на деятельности работника.
К примеру, когда вводится несколько новых должностей, ознакомление не требуется, если проводится сокращение, то знакомятся с актом те, чьи должности сокращают. Также когда изменения касаются зарплаты или надбавок – человек уведомляется о грядущих переменах.
Можно ли менять унифицированную форму?
Согласно Постановлению, принятому Госкомстатом, под номером 20 – компании имеют полномочия по внесению изменений в унифицированные формы, разработанные относительно штатного расписания, если возникла такая необходимость. При этом отмечается, что реквизиты, которые имеются в форме, удалены быть не могут.
Корректировка, внесенные в унифицированную форму, закрепляются в распорядительных актах организации.
Бланки, на которых составляется расписание, имеют рекомендательный характер, что значит возможность их изменения компанией. Допустимо расширять или сужать графы, добавлять листки вкладные.
Несмотря на то, что штатное расписание не относится к разряду обязательной документации, большинство организаций применяют рассматриваемый акт. Для внесения изменений в расписание требуется соблюсти предусмотренную процедуру.
Штатное расписание нельзя рассматривать как документацию, составленную на длительный период времени.
Внесение корректировок в акт требуется по причине увеличения или снижения зарплаты, перестановок в кадровой сфере и другим моментам в деятельности предприятия. Законодательно допускается внесение видоизменений в расписание, при условии соблюдения установленных норм и правил.
Основания для изменения
Причины, по которым требуется внести поправки в штатное расписание, могут быть различными. Как уже указано, в акт вносятся коррективы путем изменения действующего расписания или создания нового. Третьего варианта не дано.
Полная замена «штатки» производится при наличии на то серьезных причин. Это могут быть перестановки в кадрах, сокращения или расширение штата, перевод рабочих в другое подразделение и прочее.
Небольшие коррективы вносятся в расписание посредством издания приказа, который подписывает руководитель организации. Издается приказ до того момента, когда вносятся поправки. Поводом для издания такого приказа могут служить:
- изменение названий отделов и подразделений;
- уменьшение штатной численности;
- переименование должностей;
- производство перерасчета относительно оплаты труда;
- введение или удаление должности.
Перечисленные основания могут применяться для корректировки действующего акта. Основным шагом при изменение – является издание соответствующего приказа. Такой документ должен содержать в себе пояснение грядущих перемен.
Если приказ составляется с нарушениями, то поправки, внесенные в штатный акт, признаются не соответствующими действительности при возникновении спора между работодателем и сотрудником либо при проведении проверки. В некоторых ситуациях кроме издания приказа и внесения перемен в документ, могут потребоваться дополнительные мероприятия.
Пример оформления
Когда изменения в «штатке» касаются не нескольких работников, а всего предприятия в целом, то издается новое расписание. Делается это с целью исключения путаницы. Примером издания нового акта является повышение уровня МРОТ в регионе, где расположена компания, при условии, что оклад рабочих зависит от этого показания.
Возникают ситуации, требующие принятия вынужденных мер по оформлению работникам сокращенной рабочей недели или дня. Случается это при кризисах, спаде спроса на продукт и прочих нюансах. Целью работодателя в таком случае является:
- не закрыть производство полностью;
- не оставить людей без рабочих мест.
Пример приказа о внесении поправок
Подобное решение согласуется с работниками предприятия, после чего им раздаются уведомления о переменах. Также подписывается дополнительное соглашение, прилагаемое к трудовому договору. Составляется оно в двух экземплярах.
На практике сложно осуществить внесение корректив относительно всего штата в расписание, поэтому создается новое. Перед внесением видоизменений в акт должны появиться соответствующие основания. Иначе руководитель не имеет права изменить кадровую структуру по своему усмотрению.
Предложения по внесению корректив излагаются руководителями подразделений и отделов, излагаются в служебной записке. Составляется записка в произвольном формате.
Ходатайство
Причины, по которым производится перемена расписания, указываются в служебной записке (так же именуется ходатайством). Когда рассматриваемый документ составлен – требуется зарегистрировать его в специальном журнале.
Законодательно не закреплено, кто имеет право на составление записок. Чаще всего акт составляется сотрудниками кадровой службы. Для составления требуется знать, какие перемены грядут в документе. Также руководство отделений имеет права на составление служебных записок.
Пример служебной записки
Определенных требований относительно составления документа не разработано. Составитель должен придерживаться общих правил по заполнению данного рода документов:
- изначально пишется «шапка», где содержатся сведения относительно составителя и адресата;
- пишется наименование акта;
- проставляется номер документа;
- описывается содержание, указывающее на причины корректировки;
- вписываются предложения относительно решения этого вопроса;
- подпись составившего и ее расшифровка.
После написания документ подлежит регистрации в специальном учетном журнале. Данный журнал имеет своим предназначением учет записок. Согласно этого журнала записке присваивается номер. Далее акт передается руководству компании, которым принимается окончательное решение относительно необходимости внесения исправлений.
Приказ об изменении
На практике разработаны два способа, посредством которых вносятся коррективы:
- издается приказ об видоизменении документа, где перечисляются коррективы, внесенные в акт;
- утверждается новый документ.
В случае, когда в акт вносятся незначительные коррективы – наиболее подходящим считается первый способ. Соответственно, второй применяется при кардинальных поправках расписания.
Составление приказа производится в произвольной форме. В документе указываются согласно, каким основаниям было принято решение об изменении и дату, когда коррективы начинают действовать.
Основания, которые применяются для переделки акта, могут быть различными:
- увеличение или спад объемов производства;
- оптимизация структуры;
- реорганизация;
- прочие.
Образец приказа о внесении поправок в связи с сокращением
В ситуации, когда происходит увольнение сотрудника из компании, это не может рассматриваться как основание для удаления должности, которую он занимал, из расписания. Исключением являются случаи сокращения штатной численности.
Когда объемы в компании сократились, и руководство приняло решение об удалении должности из штата, а через некоторое время она опять введена – работодатель не должен забывать про индексацию заработка.
При издании приказа относительно любого основания для внесения исправления, составитель должен быть предельно внимательным. Особенно это положение касается заполнения полей, содержащих реквизиты. В приказе обязательно содержатся:
- наименование акта;
- дата составления;
- дата, когда документ вступает в силу;
- описание всех перемен;
- сведения, касающиеся лица, назначенного ответственным за исполнение акта;
- подпись руководства.
Образец приказа о внесении исправления
Когда в приказе допущены ошибки – он признается недействительным. В таком случае новая «штатка» также будет признана несоответствующей действительности.
Изменение, оптимищация и переименнование
Изначально, когда предприятие начинает действовать, как правило, у него имеется узкий спектр направленности деятельности. Это связано с отсутствием наработанных связей и постоянной клиентуры.
После существования компании на протяжении нескольких лет, она становится способной оказывать больший перечень услуг, чем был заявлен ранее. По этой причине возникает нехватка кадров, которые требуются для выполнения нового объема работы.
Уведомление об поправках по причине изменения должности
В таком случае требуется переписывание должности в штатном расписании. За счет этого основания в него вносятся новые должности. Также может быть дополнен перечень имеющихся отделов.
Оптимизация
Корректировке подлежит документ в случае оптимизации деятельности управляющих либо перераспределением обязательств. К примеру, в организации изначально может быть введена одна ставка заместителя руководителя, в дальнейшем возникает необходимость во втором заместителе.
Как правило, необходимого объема для введения новой ставки недостаточно, тогда одного из руководителей отделов переименовывают в заместителя, при этом увеличивая его объем трудовой деятельности и повышая оплату.
Также в «штатку» могут ввести дополнительные единицы штата, при этом указав ставку в размере 1/2.
Переименование
В случае переименования должности законодателем предусматривается определенная процедура, которая должна соблюдаться работодателем. Проект согласуется с профсоюзом предприятия.
К проекту прикладывают основания, в связи с которыми вносятся коррективы. Профсоюз рассматривает проект на протяжении пятидневного срока, после чего выносит свое мотивированное мнение.
Согласовывать поправки необходимо в случае:
- изменения наименования большого количества должностей;
- образования нового подразделения;
- сокращения штата более чем на пять процентов от общего количества трудящихся.
Процедура производится в таком порядке:
- Оформляется пояснительная записка, в которой содержатся обоснования перемен.
- Издается распорядительная документация относительно внесения корректив. После рассмотрения записки, на нее налагается резолюция руководителя, с указанием сменить название должности и подготовить изменения в документации работников.
- Вносятся изменения. Перемены проводятся в соответствии с изданным приказом.
Сотрудники, наименование должностей которых изменяется, должны быть уведомлены надлежащим образом о грядущих переменах установленным образом.
Руководитель предлагает человеку выбор относительно согласия или несогласия с изменениями, а также выбрать вакантную должность для продолжения работы. Вручают уведомления не позднее, чем за 2 месяца до соответствующих изменений.
Уведомление о переименовании должности
Изменения вносятся путем издания нового или корректировки уже существующего акта. После того, как изменения внесены, необходимо оформить ряд документов:
- дополнительное соглашение;
- личная карточка работника;
- должностная инструкция.
Также требуется внести коррективы в трудовую книжку.
Изменение оклада
Изначально в расписании устанавливается размер оклада, полагающийся каждой должности. По мере роста компании возможно возникновение необходимости по внесению корректив в данный пункт, так как увеличивается объем труда и финансовые возможность предприятия возрастают.
Также основания для изменения расписания могут предусматриваться в законодательстве, принятом на федеральном уровне. Такие акты устанавливают увеличение размера МРОТ.
Согласно трудовому законодательству, работодатель не имеет возможности установить заработную плату меньше, чем МРОТ. По этой причине, при внесении исправлений в рассматриваемую величину, требуется корректировать расписание.
Ведомость замены и исключения должностей
К расписанию требуется подготовить пояснительную записку, которая описывает расчеты, произведенные относительно корректив, а также ведомость по смене должностей. Руководитель организации изначально знакомится с проектом, после чего вносит свои коррективы и одобряет его.
Согласно правилам, действующим относительно расписания, предусматривается возможность по замене одной должности другой. В таком случае необходимо сформировать рассматриваемую ведомость. В случае необходимости из одного подразделения изымается часть должностей и за счет них формируются новые.
После того, как расписание будет одобрено и утверждено – ведомость подлежит оформлению в виде составной части акта или его приложения. Обычно для замены подлежат использованию должности, которые вакантны.
Ведомость оформляют в виде таблицы. Состоит она из двух частей. Пример:
Образец ведомости смены должностей
Работодатель обладает правомочиями по исключению должностей или структурных подразделений из расписания только при сокращении штата в организации. В таком случае необходимо издать соответствующий приказ. Составителю потребуются документы:
- документация сотрудников;
- расписание;
- бланки, разработанные для приказов;
- документы компании;
- законодательные акты;
- печать.
Приказ о внесении исправлений в связи с исключением должности
Исключить должность можно при наличии обстоятельств, которые отнесены к особым. Примером выступает кризис, изменения условий труда и прочее. Сотрудник, должность которого исключается, должен получить соответствующее уведомление за два месяца до момента вступления в силу изменений.
Далее составляется приказ, в шапке которого указывается наименование компании. Название пишется в соответствие с уставной документацией. Прописывается дата и номер изданного приказа, дата, когда изменения вступят в силу.
В приказе отражается причина его составления, прописываются должности, которые будут исключены. Ответственным за исполнение назначается работник кадрового отдела. Далее проводится заверка акта.
Затем в действующем расписании исключается должность, которая сокращается. Также издается приказ, содержащий сведения относительно сокращения штата. В приказе указывается наименование должность, которая подлежит исключению из расписания, также прописываются данные работника, занимающего эту должность.
Заверяется приказ подписью руководства компании. С документом знакомится специалист, должность которого сокращают.
Законодатель не оговаривает, с какой частотой может изменяться «штатка». Это говорит о возможности руководства компании вносить изменения по своему усмотрению. В случае внесения корректив должна соблюдаться процедура, установленная в законах.
Уведомление об изменении
Согласно нормам трудового законодательства руководитель компании имеет обязанность по ознакомлению сотрудников со всеми актами, принятыми внутри организации.
Когда изменения вносятся в расписание, уведомлять об этом работников не обязательно. Исключением является ситуация, когда коррективы отражаются на деятельности работника.
К примеру, когда вводится несколько новых должностей, ознакомление не требуется, если проводится сокращение, то знакомятся с актом те, чьи должности сокращают. Также когда изменения касаются зарплаты или надбавок – человек уведомляется о грядущих переменах.
Можно ли менять унифицированную форму?
Согласно Постановлению, принятому Госкомстатом, под номером 20 – компании имеют полномочия по внесению изменений в унифицированные формы, разработанные относительно штатного расписания, если возникла такая необходимость. При этом отмечается, что реквизиты, которые имеются в форме, удалены быть не могут.
Корректировка, внесенные в унифицированную форму, закрепляются в распорядительных актах организации.
Бланки, на которых составляется расписание, имеют рекомендательный характер, что значит возможность их изменения компанией. Допустимо расширять или сужать графы, добавлять листки вкладные.
Несмотря на то, что штатное расписание не относится к разряду обязательной документации, большинство организаций применяют рассматриваемый акт. Для внесения изменений в расписание требуется соблюсти предусмотренную процедуру.
Нормативным документом, отражающим структуру организации, ее штатный состав и численность, в соответствии с ее уставом является штатное расписание. Изменения штатного расписания могут быть осуществлены только на основании приказа о внесении изменений в штатное расписание.
Приказ о внесении изменений в штатное расписание
Решение о внесении изменений в штатное расписание принимается работодателем (руководителем организации или ИП). Данное решение должно быть закреплено . Унифицированной формы названного приказа законодательством не предусмотрено. Следовательно, у работодателя возникает право разработать ее самостоятельно. Подписание приказа об изменении штатного расписания производится руководителем или другим уполномоченным на это лицом организации.
Изменения могут касаться следующих положений штатного расписания:
- исключение вакантной должности или нескольких должностей, подразделений в связи с какими-либо организационными изменениями в работе работодателя;
- ввод новых должностей, если принято решение о расширении производства или увеличении объема оказываемых услуг либо выполняемых работ;
- сокращение штата работодателя;
- изменение размера окладов сотрудников;
- переименование подразделений и должностей.
Работодателем также может приниматься решение об иных основаниях изменения штатного расписания.
Обращаем внимание, что у работодателя есть обязанность ежемесячного предоставления сведений о наличии вакантных должностей (п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1). Такая информация предоставляется в органы службы занятости.
Приведенная ниже Таблица содержит информацию о возможных основаниях внесения изменений, а также основных этапах, которые необходимо пройти работодателю при принятии решения о внесении изменений в штатное расписание.
| Основания внесения изменений в штатное расписание | Порядок (процедура) внесения изменений в штатное расписание | Обязанность ознакомления работников организации или ИП с вносимыми изменениями в штатное расписание |
| 1. Дополнение штатного расписания путем введения новых должностей и структурных подразделений | Создание приказа (проекта приказа) о вводе новых штатных единиц, в котором прописана следующая информация:
| не предусмотрено |
| 2. Исключение вакантных должностей | Создание приказа (проекта приказа) об исключении штатных единиц, в котором прописана следующая информация:
| не предусмотрено, так как данные должности не заняты |
| 3. Сокращение штата |
| Письменное уведомление работников не менее чем за 2 месяца до даты вступления в действие нового штатного расписания/внесенных в него изменений (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) и предложение вакантных должностей увольняемым работникам (ч. 3 ст. 81 , ст. 82 , и 180 ТК РФ (далее по тексту — ТК РФ)). Из приведенной нормы следует, что произведенные изменения не могут вступить в силу ранее чем через 2 месяца с момента уведомления. |
| 4. Изменение окладов работников | Изменение размеров окладов, прописанных в штатном расписании, ведет к изменению условий трудовых договоров в части установления размера оплаты труда (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ и абз. 3 раздела "Штатное расписание" Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). А такое изменение по инициативе работодателя возможно только в случае, если осуществилось изменение каких-либо организационных или технологических условий труда (ч. 1 ст. 74 ТК РФ). Перед внесением таких изменений работодатель обязан провести ряд мероприятий, а именно уведомить работников о:
| Срок уведомления — не позднее чем за 2 месяца до вводимых изменений. Если работник отказывается трудиться в измененных условиях, то трудовое законодательство предписывает работодателю обязанность предложить ему другую имеющуюся у него работу (ч. 3 ст. 74 ТК РФ). Причем сделать это необходимо в письменной форме. Если такой работы нет или работник не согласен с предложенными вариантами, то трудовой договор с работником расторгается (пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). |
| 5. Переименование должностей и подразделений | Создание приказа (проекта приказа) о переименовании должностей и подразделений, в котором прописана следующая информация:
| Срок уведомления — не позднее 2-х месяцев до вводимых изменений. Форма уведомления - письменная. Если работник не согласен с предложенными условиями, то работодатель обязан предложить другую имеющуюся работу. Если такой работы нет или работник не согласен работать на предложенных условиях либо трудиться на имеющейся должности, то трудовой договор с работником расторгается ( |
