Как составляется должностная инструкция секретаря? Общие положения должностной инструкции секретаря-делопроизводителя Должностные инструкции секретаря и делопроизводителя являются

Должностная инструкция секретаря руководителя

Типовой/унифицированной формы такого документа на законодательном уровне не утверждено (как и собственно обязанности организации такую должностную инструкцию вводить, см. письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0), поэтому каждая организация правомочна разработать документ по своей форме. Кроме того, не установлено законом и требований к его наименованию.

Полезными документами при составлении и оформлении должностной инструкции для такого специалиста могут быть:

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, принятый постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 367.
Квалификационный справочник должностей..., утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37.
Профстандарт, утв. приказом Министерства труда и соцзащиты РФ от 06.05.2015 № 276н. Более подробно о том, как грамотно составить должностную инструкцию на основе профстандарта, рассказывается в нашей статье по ссылке Образец заполнения должностной инструкции по профтандарту .
Рекомендации, утвержденные приказом Госкомэкологии РФ от 10.12.1997 № 552.
ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированные системы документации...» и др.

В дополнение к представленному материалу рекомендуем ознакомиться с нашей статьей по ссылке Должностная инструкция помощника генерального директора (в ней имеется образец должностной инструкции).

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя: образец

Должностная инструкция для данного специалиста составляется подобно должностным инструкциям помощника руководителя или секретаря. Однако перечень должностных обязанностей обычно должен включать также следующие, связанные непосредственно с организацией документооборота в организации:

работа с входящей и исходящей корреспонденцией (прием, сортировка, регистрация, подготовка, отправление);
работа с внутренней документацией (прием, сортировка, регистрация, подготовка. отправление);
организация текущего хранения документации;
обработка и сортировка дел для последующего архивирования;
подготовка входящей документации для рассмотрения руководителем;
организация передачи документов на исполнение ответственным лицам;
ведение информационной базы организации;
осуществление информационно-справочного консультирования.

Образец должностной инструкции для такого специалиста рекомендуем скачать по ссылке: Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя - образец .

Должностная инструкция секретаря-машинистки

Данный документ может быть составлен по предлагаемому нами выше образцу. Каких-либо дополнительных функций, скорее всего, вносить в шаблон не понадобится, т. к. скорость печати и знание орфографии и пунктуации — это базовые требования к квалификации любого секретаря / помощника руководителя.

Вместе с тем на такого специалиста обычно не возлагаются обязанности по ведению кадрового делопроизводства или сопровождению руководителя на мероприятиях и т. д. Нет и запрета на включение такого и иного функционала, если это не противоречит требованиям законодательства.

Итак, должностная инструкция секретаря составляется в свободной форме и утверждается на уровне организации. В зависимости от специфики деятельности секретаря спектр его должностных обязанностей может быть более широким или узким. При составлении должностной инструкции рекомендуем опираться на соответствующие профстандарты. Разработка и утверждение должностных инструкций в организации не является обязательной, и их отсутствие не выступает нарушением ТК РФ, однако их наличие позволяет конкретизировать спектр должностных обязанностей специалиста.

4 причины разработать должностную инструкцию секретаря-делопроизводителя

Секретарь и делопроизводитель - это разные профессии. Каждая из них предполагает выполнение специфических задач и обязанностей. На крупных предприятиях, секретарь и делопроизводитель включены в штатное расписание как отдельные единицы. В небольшой компании совмещать эти обязанности может один человек, должность которого в штатном расписании будет называться «секретарь-делопроизводитель».

В этом случае весь объем работы выполняет один человек на постоянной основе. Это означает, что перечень обязанностей секретаря-делопроизводителя должен быть оговорен в одном документе, например, в трудовом договоре.

Но и для самого сотрудника, и для работодателя будет гораздо удобнее, когда функционал, права и обязанности такого универсального специалиста будут утверждены должностной инструкцией секретаря-делопроизводителя.

Уровни квалификации специалистов по ДОУ и их трудовые функции

Должностная инструкция не входит в число тех документов, наличие которых Трудовым кодексом установлено как обязательное.

4 причины разработать инструкцию секретаря-делопроизводителя

Это позволит осветить все вопросы, касающиеся работы секретаря-делопроизводителя, в одном документе.
Должностную инструкцию можно оперативно изменить и дополнить, не испрашивая на это согласия самого специалиста и не оформляя эти корректировки дополнительным соглашением.
Подпись специалиста в листе ознакомления с должностной инструкцией – законное основание требовать от него выполнения всех положений этого документа.
И работник, и работодатель всегда могут доказать свою правоту, ссылаясь на положения должностной инструкции секретаря-делопроизводителя, в случае возникновения конфликта или трудового спора.

Кто составляет должностную инструкцию секретаря-делопроизводителя

В общем случае разработкой таких локальных регламентов как должностные инструкции занимаются начальники соответствующих структурных подразделений. И, если на предприятии создан отдел секретариата, инструкцию должен разрабатывать руководитель этого отдела.

В небольшой компании, где секретарь-делопроизводитель находится в прямом подчинении директора, эту работу, как правило, поручают сотруднику или руководителю кадровой службы. При этом должностная инструкция секретаря-делопроизводителя, образец или проект документа должна быть согласована с руководителем кадровой и юридической службы, отдела труда и зарплаты.

Кто утверждает инструкцию

Чтобы должностная инструкция секретаря-делопроизводителя стала юридически значимым документом и ее требования были обязательными для исполнения, документ нужно утвердить.

Утверждение инструкции происходит одним из двух способов:

В реквизитах документа прописывают «Утверждаю», а также указывают должность сотрудника, имеющего соответствующие полномочия. Руководитель ставит там свою подпись.
Издают приказ об утверждении и введении в действие должностной инструкции секретаря-делопроизводителя.

Приказ об утверждении должностной инструкции

Что включить в должностную инструкцию секретаря-делопроизводителя

Универсального формуляра для должностных инструкций в законодательстве нет. В практике применения таких документов уже сложились определенные требования к структуре и содержанию этого регламента. Они универсальны, но работодатель вправе добавить или объединить какие-то разделы, адаптировать положения к должностной инструкции секретаря-делопроизводителя к организационной специфике предприятия.

Например, должностная инструкция секретаря-делопроизводителя может регламентировать только какое-то одно из направлений деятельности. Так, секретарь может отвечать исключительно за обработку исходящих или входящих документов.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Существенно облегчит составление должностной инструкции использование нормативных документов, таких, как «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», профтандарты «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» и «Специалист по управлению документацией организации». Скачать эти документы вы можете

Структура должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Рассмотрим структуру этого документа по тем разделам, которые рекомендуется включить в него:

Общие положения

В этом разделе следует указать полное наименование должности в соответствии с наименованием в штатном расписании. Кроме этого, перечислить задачи и цели, для выполнения которых создана должность. Как правило, в раздел включают перечень нормативных актов и документов, которыми сотрудник должен руководствоваться в своей работе.

Квалификационные требования к должности секретаря-делопроизводителя

Эти требования можно изложить в отдельном разделе или включить их отельным пунктом в предыдущий раздел. Требования к опыту, образованию и квалификации с учетом сложности выполняемой работы приведены и в Квалификационном справочнике, и в профстандартах.

Должностные обязанности

Подробно эти обязанности изложены в профстандартах. Эксперты рекомендуют разбить выполняемые функции по основным направлениям деятельности, например:

ведение документооборота;
первичная обработка внутренней, входящей и исходящей корреспонденции;
диспетчеризация телефонных звонков;
контроль за прохождением документопотоков и своевременным исполнением документов;
организация текущего и архивного хранения документов компании.

Права и ответственность

В этом разделе необходимо ограничить зоны ответственности работника, подробно прописать его полномочия, чтобы они были достаточными и обеспечивали возможность требовать с сотрудников выполнения исполнения дисциплины.

Взаимодействие по должности

В разделе установите источники получения и передачи разных типов документации, укажите информационные источники, которыми вправе пользоваться секретарь-делопроизводитель.

Порядок и сроки пересмотра должностной инструкции

Как внести изменения в должностные инструкции

Опирайтесь на следующие варианты разработки должностных инструкций:

должностная инструкция - приложение к трудовому договору;
должностная инструкция - самостоятельный документ и один из локальных нормативных актов организации.

Иногда изменения в должностную инструкцию связаны с изменением условий трудового договора. Тогда надо заблаговременно письменно уведомить об этом работника. И только после его согласия внести изменения в должностную инструкцию.

Если инструкция является приложением к трудовому договору, внесите одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию. Для этого оформите дополнительное соглашение.

Что учесть при составлении должностной инструкции

Чтобы должностной регламент не стал формальным документом, а наоборот, активно использовался в работе секретарем-делопроизводителем, к его разработке должны быть привлечены профессионалы. К ним относятся сотрудники, имеющие опыт работы как делопроизводственный, так и административный.

По своей сути, должностная инструкция секретаря-делопроизводителя должна стать подробным технологическим описанием и содержать ответы на любой вопрос, касающийся правильного выполнения трудовой функции сотрудника, занимающего эту должность.

В регламенте необходимо подробно отразить ту часть организационной структуры предприятия, на которую распространяется деятельность секретаря-делопроизводителя. Это позволит ему четко понимать, с кого и что он имеет право требовать, кому он должен подчиняться.

Чем подробнее будут описаны функции по данной должности, тем легче секретарю будет понять, что конкретно от него требуется. Это особенно важно, если встанет вопрос о том, насколько добросовестно сотрудник относится к своим обязанностям.

Должностная инструкция – это такой вид организационно-нормативного документа, в котором прописаны права и функциональные обязанности секретаря, а также указаны критерии, согласно которым регламентируются профессиональная деятельность секретаря-делопроизводителя.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — сопутствующий документ, прилагаемый к трудовому договору.

Должностная инструкция подписывается одновременно с трудовым договором , но при условии, что кандидат на должность секретаря-делопроизводителя хорошо быть ознакомлен с инструкцией.

Человек, который претендует на должность секретаря-делопроизводителя, должен соответствовать следующим требованиям:

иметь среднее профессиональное или высшее образование;
в совершенстве знать архивное дело и делопроизводство;
отлично обращаться с любыми видами оргтехники.

В чем заключается работа секретаря?

Главным лозунгом каждого секретаря-делопроизводителя должно быть изречение:

«ПОРЯДОК В ГОЛОВЕ – ПОРЯДОК В ДЕЛАХ»!

Почему так?

Потому что секретарь-делопроизводитель отвечает за очень большой объем работы в любой компании или учреждении.

Этот объем работы включает в себя такую деятельность:

обеспечение управленческой и административной поддержки руководству;
формирование рабочего графика руководства;
обеспечение деловой обстановки в компании или учреждении;
организация совещаний и приема посетителей;
составление и оформление документов;
ведение деловой переписки предприятия или организации с другими субъектами хозяйственной деятельности;
обработка и учет исходящих и входящих документов;
контроль над исполнением документов;
архивация документации;
ведение реестров документооборота.

Сущность работы секретаря-делопроизводителя заключается в многогранной работе по обеспечению организационных вопросов и ведению документооборота в организации или учреждении.

Требования к составлению должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Единых норм составления должностной инструкции секретаря-делопроизводителя не существует.

Составление инструкции секретаря-делопроизводителя должно основываться на Квалификационном справочнике должностей, который был утвержден постановлением №37 Министерства труда от 21 августа 1998 года.

Основное требование при разработке должностной инструкции секретаря-делопроизводителя в организациях — инструкция должна содержать в себе такие пункты:

Основные положения.

В данном пункте инструкции по должности секретаря-делопроизводителя четко прописываются следующие моменты:

Права секретаря-делопроизводителя.

В этом пункте должностной инструкции четко прописывается весь перечень полномочий секретаря-делопроизводителя, с помощью которых он эффективно сможет выполнять свои функциональные обязанности.

В этом пункте должностной инструкции должны быть освещены такие аспекты:

определение сферы вопросов , при решении которых секретарь-делопроизводитель может принимать самостоятельные решения;
согласование на подписание документов определенной значимости;
степень доступа к конфиденциальной информации организации или учреждения;
описание права секретаря-делопроизводителя на внесение рекомендаций, которые позволять улучшить эффективность деятельности предприятия или организации.

Профессиональные обязанности работника на должности секретаря-делопроизводителя.

В этом пункте должностной инструкции описывается полный перечень всех видов работ, который должен выполнять секретарь-делопроизводитель.

На каждом предприятии или организации перечень основных видов работ секретаря-делопроизводителя прописывается, исключительно, исходя из производственных потребностей.

В этом пункте указываются следующие обязанности работника, который находится на должности секретаря-делопроизводителя:

требования к правильному ведению документооборота организации или предприятия;
четкое оформление и составление документов;
правильное обеспечение архивации документов;
работа с оргтехникой и перенаправление входящих звонков.

Ответственность секретаря-делопроизводителя.

Этот пункт должностной инструкции прописывается на личное усмотрение руководства отдельного взятого предприятия или организации.

Формулируется мера персональной ответственности секретаря-делопроизводителя за невыполнение или нарушения норм трудового договора.

В пункте также указываются критерии, согласно которым будет происходить оценка профессионализма секретаря-делопроизводителя, а также меры, которые будут применимы к сотруднику в случае недобросовестного исполнения своих обязанностей.

Приложения.

Данный пункт инструкции работника на должности секретаря-делопроизводителя необязателен.

Но если он все же внесен в должностную инструкцию, то в него вносятся такие моменты:

справочный материал , необходимый для повседневной работы секретаря-делопроизводителя;
образцы подписей руководства, печатей и штампов;
формы журналов документооборота;
примеры оформления документов и прочее.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя в разных предприятиях и организаций могут заметно отличаться.

Ниже мы приведем типичный образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя в школе.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — пример

Работник на должность делопроизводителя-секретаря назначается и увольняется согласно решению директора школы.
Секретарь-делопроизводитель имеет непосредственное подчинение директору школы.
На должность секретаря-делопроизводителя назначаются лица, которые имеют профессионально-техническое или высшее образование.

Также секретарь должен иметь один год опыта работы на должности секретаря- делопроизводителя или смежных с этой профессией.

Временное исполнение обязанностей должности секретаря-делопроизводителя может быть положено на работника школы.

Это возможно в случае, если у работника есть опыт работы с документооборотом и оргтехникой, на основании приказа директора школы.

В своей деятельности секретарь-делопроизводитель обязан руководствоваться законом «Об образовании», Типовым положением «Об общеобразовательном учреждении», правилами и нормами противопожарной безопасности, правилами техники безопасности, нормативным рекомендациям по ведению делопроизводства, приказами и распоряжениями администрации школы.
Секретарь-делопроизводитель обязан строго соблюдать положения Конвенции о правах ребенка.

Функции работника, находящегося на должности делопроизводителя.

Главными моментами профессиональной деятельности секретаря-делопроизводителя в школе являются:

Организация делопроизводства.
Выполнение функций, которые обеспечивают работу директора школы и всей администрации учебного заведения.

Должностные обязанности.

Работник на должности секретаря-делопроизводителя в школе выполняет следующие обязанности:

Ведет делопроизводство, придерживаясь при этом рекомендаций нормативно-правовых актов.
Организовывает телефонную и прочие виды связи директора школы, а также на секретаря-делопроизводителя возложена функция по приему и передаче телефонограмм.
Работник на должности секретаря-делопроизводителя в обязательном порядке ведет алфавитную книгу учащихся.
Работает с входящими документами , т.е. лично принимает заявления работников школы, а также родителей учащихся.
Ведет непосредственную работу по подготовке педагогических совещаний школы.
Ведет книгу приказов по школе.
Ведет реестр учета трудовых книжек.
Обеспечение директора школы канцелярскими материалами.
Организовывает прием посетителей к администрации учебного заведения.

Права.

Работник на должности секретаря-делопроизводителя в школе имеет право:

Пользоваться в своей работе новаторскими методами обработки документооборота.
Вносить предложения на рассмотрение администрации школы об улучшении документооборота.
Обязывать работников школы к выполнению приказов директора школы.
Визировать все документы , которые связаны с управленческой деятельностью школы.
Давать распоряжения ученикам относительно поведения в школе.
Делать представления администрации на учащихся, которые дезорганизуют учебно-воспитательный процесс.
Постоянно повышать уровень своего самообразования.

Ответственность работника, находящегося на должности секретаря-делопроизводителя.

За невыполнение или ненадлежащие выполнение своих должностных обязанностей, указанных в этой инструкции, а также за невыполнение распоряжений администрации школы, за нарушение правил внутреннего распорядка учебного заведения и других нормативно-правовых актов, секретарь-делопроизводитель несет наказание и дисциплинарную ответственность согласно трудовому законодательству.
За применение методов воспитания, которые основаны на психическом или физическом насилии, секретарь-делопроизводитель может быть уволен с занимаемой должности, согласно трудовому законодательству.
За умышленное причинение ущерба материальной базе учебного заведения , работник на должности секретаря-делопроизводителя несет полную или частичную материальную ответственность.

Выше был приведен пример должностной инструкции секретаря-делопроизводителя в школе.

Что касается специфики должностной инструкции секретаря-делопроизводителя на предприятии, то план ее составления зависит от направления деятельности предприятия.

План составляется на основании того, какие обязанности будут вменены секретарю-делопроизводителю руководством этого предприятия.

В данной статье мы максимально постарались объяснить, что такое должностная инструкция секретаря-делопроизводителя предприятиях и организаций всех форм собственности.

Деятельность секретаря является кропотливой и ответственной, требующей серьезных подготовительных работ и незаурядных индивидуальных особенностей: ум, собранность, хладнокровие и самоотверженность. Человек, который с способен справится с должностью секретаря - делопроизводителя, зачастую образцовый семьянин, а шефом уважается столь ценный помощник без всякой пошлости. Должностная инструкция, которая предназначена для секретаря делопроизводителя, составляется с особой скрупулезностью.

Что такое должностная инструкция?

Должностная инструкция является одним из основных документаций для сотрудника, где очень подробно описываются его обязательства, ответственность, подчинительная программа и взаимозаменяемость. Благодаря этой документации четко проводятся границы обязанностей секретаря - делопроизводителя, инженера и других сотрудников организации, а также обеспечиваются выгодные условия для рабочего процесса. Инструкция отделопроизводителя должна составляться в каждой компании.

Лица, которые разрабатывают и утверждают такую документацию, как Должностная инструкция, должны тщательно проверять соответствие всем пунктам и стандартизациям трудового законодательства. В той ситуации, если между начальником и работником будет проводиться разбирательство в суде, то при неправильно составленных документов, то суд примет решение в пользу работника.

Работодателем или его заместителем утверждается должностная инструкция. В случае филиальной сети документ утверждается директором филиала. Однако, здесь соблюдается важное условие: в доверенности директора должен быть указан соответствующий пункт. В идеальном варианте должностная инструкцияразрабатывается руководителем отделения, так как именно он обладает тонкостями деятельности своих работников. Такой тип отлично подойдет для крупной организации, где был создан отделение секретариата, и имеется назначенный руководитель этого отделения. Для более мелких организации, где есть только работает один секретарь, подчиняющийся напрямую директору организации, а инструкция составляется специалистов отделения кадров.

Данный тип документа для секретаря - делопроизводителя согласовывается и визируется такими системами организаций: отделение юристов, трудовое отделение, специалисты кадрового отделения и прочее.

Прописанные положения

После разработки и утверждения, ее вводят в работу при соответствующем приказе. К обязательным пунктам относятся:

Дата, когда был введен документ.
Должность сотрудника, который ответственен за выполнение документации.
Отмена работы устаревшей инструкции.

В каждом случае, в перечень обязательств секретаря - делопроизводителя вписываются различные пункты, однако, лучше всего взять за основу уже разработанную стандартизацию от Министерства труда. Справедливости ради стоит отметить, что вся содержащаяся там информация носит рекомендательную характеристику.

Перед началом разработки должностной инструкции описывается должность секретаря -делопроизводителя. Тут следует дать четкое описание всех требований, которые предъявляются к работнику. К обязательным требованиям относятся:

Общие положения. Здесь пишется полное должностное наименование и структурное подразделение, ставятся обязательства и цель, подчинительная программа, процедуры назначений и освобождений от должности, нормативная документация, стаж, навыки и знания.
Должностные обязательства. Подробно описываются перечень деятельности, выполняющийся работником. Каждая компания ставит различные задачи. При этом они все подразделяются на категории. К примеру, требования к составлению и оформлению документации; организация рабочего процесса с документацией и прочее. Зачастую можно встретить такие обязательства секретаря - делопроизводителя в организации: введется документооборот компании; обрабатывается входящая и исходящая корреспонденция; перенаправляются телефонные звонки; контролируется своевременное исполнение документации в компании; ведется архив и прочее.

Права. Описываются полномочия работника, которые используются в выполнении своих должностных обязательств при максимальной эффективности.
Ответственность. В данном пункте прописывают меру индивидуальной ответственности сотрудника в случае невыполнения или ненадлежащего исполнения своих обязательств. Также предусматриваются критерии, согласно которым оценивается качественность и эффективность его деятельности.
Взаимоотношения. Прописываются все информационные источники, предоставляемые работнику в процессе выполнения своих обязательств. Если в обязательства работника входит деятельность со сторонними фирмами, то это обязательно указывается в том же пункте.
Приложение. Данный пункт не является обязательным, однако, если он будет присутствовать, то работнику будет легче максимально эффективно выполнить свои обязательства в рабочем процессе. Здесь может прописываться различный материал из справочника, в том числе, документационные, протокольные, письменные образцы, оттиск печатей и прочее.

Должностная инструкция при хорошей и грамотной разработке представляет собой документ на длительное время. Она может изменяться в случае необходимости, внесения значимой корректировки обязательствсекретаря - делопроизводителя, к примеру, наряду со структурным изменением в трудовом законодательстве, государственной стандартизации и прочих нормативных документов.

Стоит отметить, что все обязательства секретарей различных стадий схожи между собой, однако, делать конкретный детально описанный круг обязательств сложно, поэтому его деятельность регламентируется нормативным документом, который должен строго соблюдаться не только работником, но и самим работодателем.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя – документ организационно-распорядительного характера. Он регулирует работу сотрудника и устанавливает его обязанности и права.

Законодательством предусмотрены нормативные акты, содержащие указания по составлению инструкций, часть из которых являются обязательными.

Требования к должности

В Едином квалификационном справочнике не указан секретарь-делопроизводитель, поэтому при создании инструкции рекомендуется использовать описания схожих по профилю профессий (администратора, референта и машинистки). Общие требования к кандидату на указанную должность выглядят так:

Умение работать с документацией. Сюда входит обработка корреспонденции (прием, отправление, оформление, регистрация и распределение) и ведение журналов учета.
Грамотность.
Знание делового языка и офисного этикета.
Навыки обращения с оргтехникой и программным обеспечением.
Способность к пониманию стандартов и ГОСТов.

Нередко к этому списку добавляют другие пункты, что допускается законами о трудовом праве.

Дополнительные требования зависят от специфики деятельности предприятия, объема работы и штатного расписания.

Например, для фирм, работающих с иностранными партнерами актуально свободное владение английским или другим языком.

Эта профессия относится к категории специалистов и работников секретариата, квалификация которых должна быть соответствующей. Секретарю-делопроизводителю достаточно получить диплом о начальном профессиональном образовании или пройти подготовительные курсы после окончания 11-ти классов средней школы. Если сотрудник выполняет часть обязанностей референта или помощника руководителя, тогда ему необходимо иметь высшее образование или начальное совместно с опытом работы.

Детально и доступно о должности секретаря-делопроизводителя и его основных обязанностях рассказано в следующем видео:

Регламентирующие документы для создания инструкции – действующие справочники, классификаторы и методички.

На официальных сайтах государственных органов, отвечающих за трудовое законодательство, можно найти их последние версии.

При составлении учитывают положение структурного подразделения, в которое входит работник по штатному расписанию.

Инструкция считается действительной с момента подписания и утверждения всеми заинтересованными сторонами после выхода письменного распоряжения.

Разработкой занимается руководитель секретаря или другое уполномоченное лицо, что письменно фиксируется в официальном приказе по предприятию. В больших компаниях, где есть отдел делопроизводства или канцелярия, это входит в круг обязанностей начальника подразделения. Подобное правило относится и к управляющим филиалов.

Утверждает документ глава организации, а на последнем листе инструкции должны стоять подписи инспектора по кадрам, юрисконсульта, руководителя отдела при необходимости и самого работника, подтверждающего согласие с содержимым.

При отказе подписывать должностную инструкцию работник может получить выговор в письменной форме или дисциплинарное взыскание.

Этот служебный документ делают в трех экземплярах :

один подшивается к личному делу,
второй передается начальнику отдела,
третий находится на руках у самого сотрудника.

Инспектор по кадрам создает журнал учета должностных инструкций, где работник ставит свою подпись, подтверждающую получение.

Хранение

Определенных требований к хранению нет, но практикуют сдачу в архив утративших актуальность инструкций. Спустя три года их можно уничтожить по всем правилам архивного делопроизводства.

Все процедуры по составлению, хранению и оформлению должностных инструкций можно утвердить единым положением. Формат такого руководства определяется каждой организацией отдельно из-за отсутствия разъяснений и предписаний со стороны государства.

Данные документы не входят в перечень обязательных для кадрового делопроизводства, но являются удобным инструментом для управления рабочим процессом.

Создавая инструкции, специалисты должны позаботиться о едином их оформлении и надлежащем хранении.

Обязательные пункты, которые прописывают в должностной инструкции.

Общие положения включают:

Описание должности в соответствии с законодательством и указание руководителей.
Квалификационные требования.
Условия назначения и освобождения с должности.
Перечисление необходимых знаний и умений.
Передача и прием прав и обязанностей на время вынужденного отсутствия (больничный, отпуск разного рода).

Должностные обязанности. Здесь размещают весь список работ, которые секретарь должен выполнять. Прописывают обязанности при взаимодействии с другими сотрудниками или отделами компании в целом и при работе с клиентами и внешними партнерами.

Права. Этот раздел содержит такие сведения:

Продолжительность рабочего дня.
Список документов, которые секретарь может подписывать.
Род информации и документов для обязательного ознакомления.
Права на внесение предложений, замечаний и жалоб.

Ответственность. Делопроизводитель может понести определенное наказание за нарушение законодательства или неисполнение своих прямых обязанностей.

В больших корпорациях зачастую действуют внутренние правила и деловая этика. При условии, что все требования отвечают государственным нормам, инструкцию можно расширить. Дополнения оформляются в виде приложения или вписываются в типовой образец.

К необязательным пунктам относят правила поведения, рабочий дресс-код и сроки исполнения отдельных видов работ. Предприятия с внутренней системой качества формируют список обязанностей и прав сотрудника исходя из целей, политики компании и других предписывающих документов.

Делопроизводитель в школе

Специфика учебных заведений предполагает особый подход к составлению должностных инструкций секретаря. В школе такой специалист подчиняется директору. И его полномочия передаются работнику с минимальными умениями, которые позволяют полноценно замещать сотрудника.

Для осуществления деятельности школьный секретарь-делопроизводитель руководствуется правилами, указанными в законах об образовании, Уставом школы и общими регламентирующими документами.

В его обязанности входит ведение кадрового делопроизводства и учета учащихся. Он регистрирует новых школьников и ставит отметки о выбывших учениках, создавая необходимые приказы и ведя журналы. Делопроизводитель в учебном заведении может проводить собрания с целью информировать родителей и детей о приказах и распоряжениях внутри школы. В его ведомстве также находится архив.

Секретарь исполняет все требования директора школы, касающиеся рабочего и учебного процесса. Отвечает на звонки, обрабатывает документы и участвует в подготовке мероприятий. Рабочий день нормируется в зависимости от работы школы и внутреннего распорядка. Количество часов рассчитывается индивидуально бухгалтерией.

Сроки действия

Время, в течение которого данные документы являются действительными, ограничивается лишь несколькими факторами. Среди них:

Перевод сотрудника на другую должность.
Изменение трудового законодательства или выход новых нормативных актов в определенной сфере производства.
Реорганизация предприятия.
Возложение дополнительных обязанностей.
Внесение изменений в название юридического лица или его подразделения.
Содержимое стало неактуальным из-за смены оборудования или применения других технологий.

При возникновении этих факторов инструкция переписывается с учетом всех нововведений. Процедура утверждения, ознакомления, введения в действие и хранения остается прежней.

Видео: Правила составления инструкций для персонала

О том, как правильно составить работающую должностную инструкцию, как инструмент управления можно в следующих видеоматериалах: