Приказ на командировку – это распорядительный документ, в соответствии с которым работник направляется в командировку. Форма Т-9 предназначена для одного работника, а форма Т-9а – для группы работников.
ВНИМАНИЕ: Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 отменено обязательное оформление и командировочного удостоверения.
Заполнение формы Т-9
В верхней строке указывается наименование организации или ИП (например, ООО «Морковь» или ИП Сергеев П.П.). Далее вписываем индивидуальный номер документа и дату его составления.
Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.
Ниже срок командировки: первый день – это день отъезда из места постоянной работы, последний день – это день возвращения.
Цель командировки и строка «Основание» заполняются согласно сведениям служебного задания, выданного сотруднику.
Строка «Командировка за счёт средств». Указывается источник финансирования командировки.
Внизу ставятся подписи руководителя организации и командируемого работника.
Довольно часто предприятия и организации отправляют своих сотрудников в командировки по служебной необходимости. Это может быть связано с обменом опытом, межведомственной кооперацией, выполнением различных договорных обязательств и т. д. Вопросы, связанные со служебными командировками, регламентируются главой 24 Трудового кодекса РФ (ТК РФ). Здесь отражено само понятие такой поездки с производственной или другой необходимостью, вопросы возмещения работникам расходов на эти цели, гарантии сохранения рабочего места (должности).
Унифицированная форма Т 9 представляет собой приказ по предприятию или организации о направлении работника в командировку. Следует отметить, что с начала 2015 года в законодательном порядке произошла отмена ранее действовавших командировочных удостоверений и служебных заданий (подп. е п. 2 изменений, утвержденных постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). С августа 2015 года отпала необходимость вести журнал учета отправляемых в командировки работников (п. 3 изменений, утвержденных постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771).
В настоящее время унифицированная форма Т 9 приказа с прилагаемым авансовым отчетом, включающим все расходные документы, связанные с выполнением служебного задания руководства предприятия - это единственные документы, подтверждающие направление работника в командировку. Бланк такого приказа заполняется специалистом кадровой службы.
Унифицированная форма Т 9 используется и индивидуальными предпринимателями для направления своих наемных работников в служебные командировки.
Образец заполнения унифицированной формы Т 9
Бланк приказа о направлении работника в служебную командировку должен быть заполнен без ошибок и включать все необходимые данные для бухгалтерского расчета. С целью недопущения погрешностей рассмотрим образец заполнения формы.
Заполненный бланк унифицированной формы Т 9 приказа о направлении работника в командировку включает следующие данные:
- наименование организации указывается в верхней части формы;
- ОКПО;
- номер и дата составления оформляемого приказа;
- табельный номер и ФИО командированного;
- название структурного подразделения, если есть;
- указание занимаемой должности;
- место назначения командировки;
- период времени командировки в календарных днях с расшифровкой дат начала и окончания поездки;
- цель, которая должна быть достигнута в процессе командировки;
- за счет каких средств финансируется командировка;
- основания для направления работника в командировку;
- подпись руководителя предприятия или организации;
- подпись командированного специалиста об ознакомлении с приказом.
Образец заполнения демонстрирует, как вводить данные.
Хозяйственная деятельность субъекта бизнеса может не ограничиваться одной местностью. Порой, чтобы выполнить определенное задание, его работникам приходится отправляться в служебные поездки. В соответствии с действующими нормами законодательства направление сотрудника в такую поездку включает составление такого распоряжения, как приказ о направлении работника в командировку.
В следующих строках надо записать номер работника по табелю, который ему присваивается на предприятии при поступлении, а также его полные Ф.И.О.
После этого указываются обозначение отдела, где трудится сотрудник, а также занимаемая им должность или профессия в организации.
Ниже форма т-9 предполагает внесение информации о месте, куда направляется сотрудник. Здесь можно прописать страну, город или название принимающей организации.
После этого вписывается длительность служебной поездки, а чуть ниже указываются начальная и конечные даты командировки.
В следующем разделе необходимо отразить цель предстоящей служебной поездки согласно заявленной в докладной или утвержденного плана.
После этого в приказе отражается источник, за счет которого будет осуществляться финансирование расходов по предстоящей командировке.
Далее нужно записать название документа и его реквизиты, на основании которого производится формирование распоряжения руководителя.
После этого приказ должен быть завизирован руководством фирмы с проставлением должности и его данных.
Внимание! С этим распоряжением следует ознакомить командируемого работника, при этом на приказе он должен сделать отметку в виде визы и записать дату прочтения приказа.
На основании изданного приказа ответственные лица выплачиваю перед командировкой суммы для произведения расходов в поездке, в том числе суточные при командировках.
Образец заполнения приказа на командировку по форме Т-9а
Когда в командировку необходимо отправить сразу несколько работников, то в таком случае используется форма приказа т-9а. В стандартный бланк включены столбцы для того, чтобы отразить поездку трех человек. Если это необходимо, то бланк может быть расширен для нужного числа работников.
Документ заполняется следующим образом. В верхнюю его часть вносится полное название компании, а рядом в столбце справа - ее код по общему справочнику ОКПО.
Практически каждого сотрудника в организации отправляют в командировку. После принятия руководителем соответствующего решения должен быть составлен соответствующий приказ. Из нашей статьи вы узнаете, что это за документ и каковы особенности его составления.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Что говорит закон?
Приказ о направлении работника в командировку – это документ, который оформляется с целью направить сотрудника в поездку по служебной необходимости.
В нем должен быть проставлен номер, дата, данные сотрудника, место назначения поездки и цель направления, в конце проставляется подпись сотрудника и директора.
Нормативная база
Согласно ст.166 ТК РФ дается определение командировке.
Это служебная поездка, в которую направляется сотрудник организации.
В приказе прописывается ее срок, цель и место назначения (оно должно отличаться от постоянного места работы).
Приказы на командировки должны составляться только для сотрудников, чья работа связана с нахождением на одном месте.
Для сотрудников, чья работа носит разъездной характер, документ не оформляется.
Порядок направления работника в командировку регулируется Постановлением №749 от 13 октября 2008 года.
Для достижения служебных целей в поездку может быть направлен работник любой профессии. Согласно законодательству, в командировку отправляются сотрудники без их предварительного согласия.
- кто в одиночку воспитывает детей;
- сотрудники в полных семьях с детьми до 3х лет, с родственниками на иждивении.
В этом случае от сотрудников необходимо запросить заявление о согласии.
Согласно закону, в командировку имеет право направлять руководитель организации или лицо, наделенное его полномочиями.
В качестве основания для командировки может быть установленный организацией перечень документов, в том числе и приказ.
Как заполнить приказ на командировку в 2019 году?
Цель командировки – решение задач, поставленных перед сотрудником руководителем.
Отметим, что приказ на командировку отдел кадров имеет право оформить только на сотрудника, работающего по , т.е. оформленного официально. Если вы сотрудник работает без него, по документам он не должен проходить ни по одному документу организации.
При принятии руководителем решения отправить необходимого сотрудника в командировку составляется приказ на поездку.
Отметим, до 2019 г на основании приказа о командировке кадровая служба составляла командировочное удостоверение и служебное задание.
В командировочное удостоверение переносилась вся информация из приказа (дата, ФИО и должность сотрудника, цель и место назначения командировки), с обратной стороны ставились отметки о прибытии и убытии. В служебном задании проставлялась дата, данные сотрудника, цель командировки и отчет о проделанной работе.
С 1 января кадровая служба составляет только приказ, без которого самовольная поездка сотрудника может быть расценена как прогул.
Форма документа
Документ носит распорядительный характер.
Законодательно установлен бланк по форме Т9. Если в командировку направляется несколько работников, составляется приказ по форме Т-9а.
Бланки вы можете скачать здесь:
Что нужно отразить?
В документе обязательно должна быть зафиксирована следующая информация:
- дата и номер документа;
- наименование документа;
- полное наименование организации, код ОКПО;
- полная информация о сотруднике: ФИО, должность, табельный номер, структурное подразделение, в котором он работает;
- цель командировки;
- пункт назначения (при поездке за границе указывается страна);
- период командировки: первый день-выезд из города, последний-дата возвращения;
- подписи: сотрудника, направляемого в командировку, и руководителя.
Заполнив все графы приказа, его следует зарегистрировать в соответствии с нормами делопроизводства.
Цель поездки
Несмотря на электронный документооборот, часто не возможно решить производственный процесс без личного присутствия - например, контроль за строительными работами, заключение новых договоров.
Цели поездки подразделяются на общие и узкоспециализированные.
В приказе их можно отметить в примерной формулировке, приведенной ниже.
Общие цели:
- для покупки материалов для деятельности предприятия (сырье, оборудование);
- заключение новых контрактов, ведение переговоров с контрагентами;
- ведение переговоров по спорным вопросам;
- освоение новых рынков сбыта и поиск поставщиков;
- участие в научных симпозиумах и получение новых знаний и навыков.
Узкопрофильные:
- проверка деятельности структурного подразделения;
- передача знаний «молодым» кадрам;
- обслуживание оборудования в структурных подразделениях.
Основание
На основании Постановления №749 от 13 октября 2008 года, на усмотрение руководителя возможно сохранение командировочного удостоверения и служебного задания.
Это должно быть зафиксировано в локальном нормативном акте.
Поэтому в графе «основание» можно указать реквизиты служебного задания, либо другого документа, подтверждающего необходимость поездки сотрудника. Это может быть приказ о повышении квалификации кадров, о назначении специальной комиссии, акт проверки контролирующих органов и т.д.
Сроки
Как считать дни?
Командировка должна быть рассчитана со дня отъезда по день приезда.
Даже при наличии проездного документа на 23:50 этот день должен быть засчитан в командировку. Аналогично - день приезда. Если сотрудник приехал в 00:10 – день включается в служебную поездку.
Документальное подтверждение нахождения в командировке:
- проездные документы: билеты, чеки о платной автодороге;
- чеки о заправке бензином при поездке на личном автотранспорте;
- квитанция, чек, счет из гостиницы о проживании;
- приказ о командировке.
Внимание! Все документы, которые подтверждают командировочные расходы необходимо беречь и хранить.
При возвращении они предоставляются в бухгалтерию для подтверждения выданного аванса или для возврата денежных средств за понесенные расходы.
Можно ли оформить задним числом?
Оформление приказа на командировку задним числом возможно в теории, но на практике не рекомендуется.
Во многих организациях из-за нехватки кадров или других обстоятельств не ведется должным образом кадровый учет. Однако при налоговой проверке за неоформленные или оформленные ненадлежащим образом документы на организацию накладывается штраф.
Поэтому большинство кадровиков вынуждены оформлять приказы на командировку задним числом для предотвращения проблем с контролирующими органами.
Последствия при неоформлении приказа на командировку:
- при налоговой проверке - штраф;
- невозможность сотрудником подтвердить командировочные расходы;
- при возникновении ЧП с сотрудником без документального подтверждения на юр.лицо накладывается штраф из-за отсутствия подчиненного на рабочем месте.
Кто составляет?
На основании распоряжения руководителя специалист кадровой службы или главный бухгалтер должен составить приказ на командировку.
Кто имеет право подписи?
Подписывать приказ имеет право только руководитель предприятия или иное уполномоченное лицо, наделенное правом соответствующим приказом.
Нужна ли печать?
Согласно ГОСТу «Унифицированная система документации» печать ставить не следует.
Она проставляется для подтверждения подлинности документа.
Приказ относится к внутренним документам организации. Соответственно документы внутреннего обращения в подтверждении не нуждаются.
Образец заполнения (пример)
Приказ о командировке может быть составлен по форме Т-9 – для одного сотрудника или Т-9а для нескольких.
Приказ (форма Т-9)
Приказ (форма Т-9а)
Где регистрируется?
Заполненный приказ о командировке работников фиксируется в специальном журнале. Форма может быть утверждена в свободной форме внутри организации.
В журнале регистрации приказов о командировке должно быть зафиксировано:
- номер приказа;
- дата;
- фамилия, имя сотрудника;
- должность;
- структурное подразделение;
- цель командировки;
- место назначения;
- срок: дата начала и окончания поездки.
Нюансы
Разрешено ли факсимиле?
Поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы именуется служебной командировкой (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Направление работника в командировку производится на основании соответствующего приказа. Как составить приказ о направлении в командировку, расскажем в нашей консультации, а также приведем для приказа на командировку образец 2018 - 2019 года.
Составляем приказ о направлении работника в командировку
Приказ о направлении работника в командировку составляется в произвольной форме. Для удобства можно использовать унифицированные бланки, которые в настоящее время не являются обязательными к применению (Информация Минфина № ПЗ-10/2012 ). Так, в качестве образца приказа о командировке работника можно использовать унифицированную форму № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку». А если необходимо оформить направление в командировку сразу нескольких сотрудников, удобно воспользоваться формой № Т-9а (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1).
Независимо от того, составляется ли приказ по унифицированной или самостоятельно разработанной форме, образец приказа о направлении в командировку должен содержать, в частности, следующую информацию:
- Ф.И.О. и должность командируемого работника;
- место командировки;
- срок командировки.
Для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку в приказе целесообразно указать также цель направления работника в командировку.
С приказом о командировке необходимо ознакомить соответствующего работника под роспись.
Приведем для приказа о направлении работника в командировку образец заполнения.
Для приказа о командировке (образец 2018 - 2019) скачать бланк можно по приведенной ниже ссылке.
Если командировка отменяется по какой-либо причине, можно составить соответствующий приказ по форме, приведенной в отдельной .
В тех случаях, когда постоянная работа сотрудников осуществляется в пути или имеет разъездной характер, речь идет не о служебных командировках, а о служебных поездках (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). В то же время направление работника в служебную поездку может также сопровождается составлением приказа по форме, приведенной выше.
Обращаем внимание, что для признания расходов по командировке или служебной поездке в целях налогообложения прибыли составление приказа обязательно.
