Процедура разделения ежегодного отпуска на части имеет множество особенностей и тонкостей, поэтому у практикующих бухгалтеров и кадровиков всегда возникает немало вопросов, касающихся этой темы. В статье расскажем, как разделить отпуск на части, рассмотрим основные ошибки, которые допускаются при предоставлении и оформлении ежегодного отдыха частями.
Общий порядок предоставления отпуска
Действующее законодательство предоставляет всем работающим гражданам право на отдых, срок которого – минимум 28 дней/год. Работник может уйти в отпуск на все 28 дней, либо брать дни отдыха частями. Главное условия при разбиении отпуска – один из периодов отдыха должен быть не менее 14 календарных дней.
Разбиваем отпуск на части
Инициатива разделения отдыха на периоды может исходить как от сотрудника, так и от работодателя. Однако, последнему стоить помнить главное – разбиение отпуска является обоюдно согласованной процедурой. Разделить период отдыха на части самовольно работодатель не вправе, ведь это является прямым нарушением трудового законодательства.
Процедура и документы для оформления
При оформлении ежегодного отдыха частями кадровику и бухгалтеру необходимо следовать нормам трудового законодательства. На сегодняшний день на практике используется единый механизм предоставления отпуска частями, который состоит из следующих этапов:
- работодатель и работник письменно фиксируют обоюдное согласие на разбиение отдыха;
- руководителем организации издается приказ на отпуск в оговоренные сроки;
- специалист отдела кадров вносит корректировки в табель и график отпусков на основании приказа;
- бухгалтер выплачивает отпускные на основании приказа и данных табеля.
Документально оформление данной процедуры зависит от того, является ли разбиение отдыха инициативой работодателя или осуществляется по желанию работника.
Обобщенная информация о процедуре и документах представлена в таблице ниже.
| Кто инициирует разбивку отпуска | Как предоставить отпуск частями | Какие документы необходимо подготовить |
| Сотрудник | Работник обращается к Вам как к работодателю с просьбой о разделении отпуска. Если сотрудник уже отгулял «неделимые» 14 дней, или планирует их использовать в течение года (что зафиксировано в графике отпусков), то Вы вправе удовлетворить его просьбу. При этом убедитесь в том, что отсутствует производственная необходимость в нахождении работника на рабочем месте в период отпуска, либо на время отсутствия «отдыхающего» его обязанности будет выполнять заменяющий работник | Заявление Просьба работника о разбивке отпуска, как правило, оформляется, заявлением. Если у Вас нет претензий относительно сроков и периода отдыха, то Вы как работодатель вправе согласовать отпуск. Если Вы не согласны со сроками (например, бухгалтер хочет уйти в отпуск во время налоговой проверки), предложите работнику другой период отдыха. Новый срок оформите повторным заявлением работника. На основании заявления издайте приказ по предприятию, подписанный руководителем. Если в период отдыха работника его будет заменять другой сотрудник, это следует указать в приказе. График отпусков Внесите информацию об отпуске в табель. На основании этих данных работнику будут рассчитаны отпускные и зарплата. |
| Работодатель | Если на то имеются объективные причины, Вы как работодатель вправе предложить работнику взять не полный отпуск, а оформить его частями. Как правило, такой причиной выступает производственная необходимость, а именно:
| Согласование работника на разбивку отдыха Несмотря на то, что существует производственная необходимость в разбивке отпуска, разбиение отдыха на части без согласия работника. В данном случае Вы можете предложить сотруднику взять отпуск частями:
Если работник согласен на разбивку в Вашем варианте, то предложите ему написать заявление. Если Вы оформили уведомление, то подпись работника в графе «Ознакомлен и согласен» и будет согласованием. На основании согласования оформите приказ. Если Вы договорились с работником устно, то в приказе укажите графу «Ознакомлен и согласен». В таком случае приказ будет служить подтверждением согласия работка на разбивку. Табель и график отпусков Изменения в графике отпусков и табеле отразите в общем порядке. |
Можно ли разбить отпуск без согласия работника
Как говорилось ранее, оформление отпуска частями возможно только при обоюдном согласии сторон. Если Вы решите разбить отпуск работника самовольно, в одностороннем порядке, то это будет прямым нарушением трудового законодательства (ст. 125 ТК). При этом неважно, было ли вызвано разделение отпуска производственной необходимостью или нет.
В данном случае имеет место прямое нарушение трудовых прав работника, поэтому он имеет все основания подать на Вас в суд.
При оформлении отдыха частями обязательно получите согласие работника. Для этого Вы можете воспользоваться одной из нижеперечисленных форм:
- Попросите у работника оформить заявление на получение отпуска частями. Подписав документ, работник соглашается на разбивку отдыха на части. Читайте также статью: → “ ».
- Если сотрудник не написал заявление, но согласен на разбивку отпуска, то в приказе на отпуск укажите графу «Ознакомлен и согласен» и попросите сотрудника поставить в ней свою подпись.
- Если в штате организации числится небольшое количество работников, то их согласие на разбивку отпуска можно подтвердить в графике отпусков. При подготовке графика на будущий год предусмотрите напротив каждого сотрудника графу «Ознакомлен и согласен». Поставив свою подпись в графе, работник соглашается на разбиение отдыха на части.
Разбивка отпуск военнослужащим
При разделении отпуска военнослужащему следует действовать согласно общему порядку, а именно нормам ТК. При этом следует учитывать следующее: для военнослужащих предусмотрен увеличенный «неделимый» период отпуска – 15 дней (вместо стандартных 14-ти дней). Объясняется это так: согласно законодательным актам, военным предоставляется ежегодный отдых в увеличенном размере (30 дней и более).
В связи с этим целесообразно использование военными более продолжительного по сроку отдыха (одна часть – не менее 15 дней). Что касается вопроса, на сколько частей можно разделить отдых военнослужащему, то ответ на него таков: «отпускник» имеет право на оформление отпуска частями в любом количестве, но одна часть должна быть не меньше 15 дней.
Пример №1. Спиридонов С.Д. проходит военную службу по контакту. Общая продолжительность службы Спиридонова составляет 12 лет, поэтому он имеет право на отдых 35 календарных дней. Спиридонов использовал отпуск частями: один период – 15 дней, остальной период – по одному дню в течение года (20 дней).
Основные ошибки при разделении отпуска
Пытаясь уменьшить количество документов и оптимизировать документооборот, многие бухгалтера и кадровики допускают ошибки в процедуре разбиения отпуска. Разберем основные ошибка разделения периода отдыха на примерах.
Ошибка №1. Разбивка отпуска без согласия работника предусмотрена внутренними документами.
В марте 2017 руководителем АО «Страховой Союз» подписан приказ, согласно которого с 01.04.17 вступает в силу Положение об отпусках. Согласно документу, работникам производственных цехов №5 и №7 предоставляется ежегодный отпуск в количестве 31 день. При этом документ разрешает разделять отпуск сотрудников данных цехов на части без их согласия, в связи с производственной необходимостью.
Положения об отпусках АО «Страховой Союз» противоречит ст. 125 ТК. Работники цехов №5 и №7 вправе не выполнять данное положение и брать отпуск полностью, без разделения. В случае, если руководство АО «Страховой Союз» будет принудительно отправлять работников в отпуск частями, то сотрудники имеют все основания обратиться в суд.
Ошибка №2. Разделение отпуска без заявления и согласования в приказе.
Директор АО «Белая Лилия» и главный технолог предприятия Кириченко В.Д. в устной беседе согласовали разделение отпуска последнего на части (2 дня, 8 дней, 18 дней). Каждый из отпусков Кириченко оформлен приказом, заявление Кириченко не подавал. Приказы на отпуска подписаны директором «Белой Лилии», Кириченко подписал приказы в графе «Ознакомлен».
Оформление разбивки отпуска в вышеописанной форме, скорее всего, вызовет немало вопросов и претензий со стороны проверяющих органов. В данном случае нет прямого письменного согласования Кириченко на разбивку: заявление работник не подавал, а в приказе Кириченко подписался как «ознакомившийся», а не как «согласный».
Чтобы исключить претензии со стороны контролирующий органов, руководству «Белой Лилии» следует дополнить приказ графой «Согласен» за подписью Кириченко. Также работник может предоставить 3 заявления на отпуск (на каждую из частей) задним числом.
Ошибка №3. Разбивка отдыха на основании графика.
В ноябре 2016 руководителем ООО «Команда» утвержден график отпусков на 2017 для сотрудников (всего в штате 12 человек). График оформлен в виде таблицы, в которой указаны ФИО сотрудников и периоды отпусков. Таблица графика также содержит столбец «Ознакомлен», в котором работники ставят свои подписи.
Согласно графику, завхоз ООО «Команда» Клубков запланировал отдых на 2017 таким образом:
- с 10 по 26 апреля 2017 – 17 дней;
- с 16 по 20 октября – 5 дней;
- с 13 по 18 ноября – 6 дней.
Заявления на отпуск Клубков не оформлял, в приказах ставил подпись в графе «Ознакомлен». Как и в примере, описанном выше, в данной ситуации также отсутствует прямое документальное подтверждение согласия работника. График отпусков и приказы лишь подтверждают ознакомление Клубкова, а не его согласие на разбивку.
Так как Клубков фактически является инициатором разбиения, то есть он согласен на использование периода отдыха частями, то руководству ООО «Команда» рекомендуется попросить у Клубкова оформить заявления на каждую часть отпуска (задним числом). В будущем, оформляя график отпусков, руководству ООО «Команда» следует предусмотреть в документе графе «Ознакомлен и согласен».
Рубрика “Вопрос – ответ”
Вопрос №1. В августе 2016 трое (Кулаков, Панкратов, Степанов) из четырех сотрудников планового отдела АО «СпецТорг» подали руководителю заявления на отпуск с 04.08.17 по 31.08.17. Руководитель «СпецТорга» подписал заявление Кулакову, остальные отклонил. 04.08.17 изданы приказ на отпуска: Кулакову – 28 дней (04-31.08.17) согласно заявлению, Панкратов – 10 дней (14-20.08.17), Степанову – 10 дней (21-27.08.17). В приказах на отпуска Панкратова и Степанова указана формулировка «предоставление части отпуска в связи с производственной необходимостью», графа «согласование работника» в приказе не предусмотрена. Правомерны ли действия руководства «СпецТорга»?
Руководитель «СпецТорга» нарушил трудовое законодательство в части предоставления отпусков Степанову и Панкратову. Нарушена ст.125 ТК, так как не получено согласия Панкратова и Степанова на использование отпуска частями. В данной ситуации руководству «СпецТорга» необходимо было предложить работникам разбить отпуск, после согласования – попросить Степанова и Панкратова оформить заявления с новыми сроками.
Вопрос №2. Механик ООО «МонтажСтрой» Копытов оформил отпуск частями: 5 дней, 9 дней и 14 дней. Первую часть отпуска (5 дней) Копытов использовал в марте 2017, вторую (9 дней) – в августе 2016. Из отпуска в сентябре (14 дней) Копытов был отозван приказом, фактически использовав только 10 дней отдыха. При отзыве Копытов поставил подпись в приказе («Ознакомлен»). Правомерны ли действия руководства ООО «МонтажСтрой»?
Во-первых, руководство ООО «МонтажСтрой» нарушило ТК в части порядка отзыва из отпуска. Фактически Копытов прервал отдых без собственного согласия, по единогласному решению ООО «МонтажСтрой» (в приказе на отзыв нет подписи Копытова «Согласен»). Кроме того, ООО «МонтажСтрой» нарушил ТК в части разделения отдыха: фактически Копытовым не использована «неделимая» часть отпуска (14 дней). По факту нарушений Копытов вправе обратиться в суд.
). Указанный в ТК РФ отпускной период является минимальным, то есть работодатель вправе коллективным договором или локальным нормативным актом установить бОльшую продолжительность отпуска для своих работников или дополнительные дни к отпуску (ст. 120 ТК РФ).
Разделение отпуска на части по ТК РФ возможно по соглашению между работником и работодателем при одном условии: одна из частей отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Получается так, что другая часть отпуска, помимо указанных 2 недель, может быть разбита на части как угодно. К примеру, работник может взять еще пару отпусков по неделе каждый. И даже на один день отпуск тоже может быть оформлен, ТК это не запрещает. Хотя чрезмерно дробить отпуск не рекомендуется, поскольку за короткий срок сотрудник вряд ли сможет полноценно отдохнуть.
В свою очередь, работодатель не может каким-либо образом ограничить дробление отпуска работника или установить минимальную продолжительность отпуска.
Также работодателю необходимо учитывать, что, если работник в течение рабочего года сначала отгулял свои короткие отпуска и последний его отпуск составляет 14 календарных дней, из этого последнего отпуска нельзя. Поскольку в этом случае будет нарушено требование ст. 125 ТК РФ .
Оформление разделения отпуска на части
Как было указано выше, вопрос о разделении отпуска на части должен быть согласован между работником и работодателем. И конечно, такое согласование в идеале должно быть зафиксировано на бумаге. Наиболее надежным вариантом будет, если сотрудник сам напишет заявление на имя руководителя организации о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части.
Однако если работников в организации много, это может быть неудобно. Поэтому есть другой способ: ознакомить сотрудников с графиком отпусков, который сам по себе уже фиксирует разделение отпуска (ст. 123 ТК РФ).
Если работник не хочет делить отпуск
Далеко не каждый работодатель сегодня готов отпускать своих работников в отпуск на все 28 календарных дней за один раз. Так должен он это делать или не должен, если сотрудник не согласен разбивать отпуск на части? В отсутствие согласия работника у работодателя нет законных оснований в одностороннем порядке принять решение о разделении отпуска работника на части (Письмо Роструда от 17.07.2009 N 2143-6-1). А значит, сотрудника нужно будет отправить в отпуск на все 4 недели, конечно, при условии, что ранее он свой ежегодный оплачиваемый отпуск за текущий рабочий год не использовал.
Кстати, за нарушения в сфере трудового законодательства предусмотрена административная ответственность в виде предупреждения или наложения штрафа в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- от 1000 до 5000 руб. на руководителя;
- от 30 000 до 50 000 руб. на организацию;
- от 1000 до 5000 руб. на ИП.
Можно ли заставить работников делить другие 14 дней отпуска
Некоторым работодателям в силу производственной необходимости сложно отпускать своих работников в отпуск не то что на 28 календарных дней, но даже и на 14 дней. Точнее один раз в год так сделать они готовы, потому что соответствующее требование прямо закреплено в ТК РФ, а вот второй раз - уже нет. В связи с этим иногда в организациях пытаются с помощью разного рода уловок заставить работников брать отпуска на более короткие периоды. Например, прописывают соответствующее условие об обязательности разделения вторых 14 календарных дней в локальном нормативном акте (ЛНА) организации.
Однако нормы ЛНА, которые ухудшают положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством, не подлежат применению (ст. 8 ТК РФ). Рассмотренные требования об обязательном разбиении отпуска противоречат нормам ст. 125 ТК РФ . Поэтому их работники в общем-то могут просто игнорировать. А в случае конфликта с руководством на неправомерность нормы ЛНА укажут и проверяющие из трудинспекции.
Отпуск в разрезе рабочих и выходных дней
Благодаря возможному разделению отпуска на части работники по-разному используют свои отпуска. ТК РФ не регулирует вопрос о том, как должно быть составлено заявление работника на отпуск - только на рабочие дни, на рабочие и выходные дни, только на выходные дни. Чтобы разобраться с каждым случаем, рассмотрим все 3 варианта на примерах.
Ситуация 1. Работник написал заявление на отпуск на полную неделю - с 20 по 26 июня 2016 года. В этот период попадают и рабочие, и выходные дни. Если работодатель не против, то работнику должен быть предоставлен и оплачен отпуск на все 7 календарных дней. Это, пожалуй, самая простая ситуация, которая не вызывает вопросов.
Ситуация 2. Работник написал заявление на отпуск с 20 по 24 июня - 5 календарных дней, которые по календарю являются рабочими днями. Формально работник имеет право так сделать. И заставить его написать заявление на всю неделю с «захватом» выходных дней нельзя. Тогда отпускные ему должны быть выплачены именно за эти 5 дней, а 25 и 26 июня будут для работника обычными выходными днями.
Работник, таким образом разбив свои вторые 14 дней отпуска, может в определенном смысле увеличить себе отпуск, правда всего на 4 дня (на 2 пары выходных дней). Но отпускные ему в любом случае будут выплачены только за 28 календарных дней в течение рабочего года.
Ситуация 3. Работник написал заявление на отпуск с 25 по 26 июня - 2 календарных выходных дня. Этот вариант является не самым выгодным для работника. Однако такая ситуация тоже возможна. Тогда ему надо будет предоставить и оплатить 2 дня отпуска.
Отметим, что если работник один раз взял такой короткий отпуск на выходные по каким-то своим причинам, то это вряд ли вызовет претензии у проверяющих. А вот на постоянные отпуска в выходные дни контролеры наверняка посмотрят с подозрением.
Если работник берет отпуск только в выходные дни
Существует такая практика в российских организациях - предоставлять отпуска работникам по 2 дня, причем обязательно приходящихся на выходные. То есть один раз в год работник, как положено, оформляет себе отпуск на 2 недели. А остальные 14 дней использует, к примеру, по 2 дня (субботу и воскресенье) в течение 7 недель.
Ведь если буквально прочесть нормы ТК, то разделение отпуска на части может быть организовано как угодно, лишь бы и работник, и работодатель с этим были согласны. А выходные дни в отпуск, предоставляемый в календарных днях, включаются. И начинаться отпуск с выходного дня тоже может.
И все же предоставлять таким образом отпуск нельзя. Потому что работник при этом свой отпуск фактически не использует: выходные дни и без написания заявления на отпуск были бы для него нерабочими, то есть являлись ли бы для него временем отдыха. А в соответствии с ТК РФ видами времени отдыха являются (ст. 107 ТК РФ):
- перерывы в течение рабочего дня (смены);
- ежедневный (междусменный) отдых;
- выходные дни;
- нерабочие праздничные дни;
- отпуска.
То есть наряду с выходными днями, у работника должен быть еще и отпуск. К тому же, такого рода отпуска по 2 дня будут крайне странно смотреться в графике отпусков, который составляется на год вперед (ст. 123 ТК РФ).
Можно ли делить ежегодный дополнительный отпуск
Если работнику положен дополнительный отпуск, значит, его ежегодный оплачиваемый отпуск складывается из основного и . То есть он точно будет больше 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Именно ежегодный оплачиваемый отпуск (в который входит и дополнительный) может быть разделен на части по ТК (ст. 125 ТК РФ). Так что бить на части можно не только основной, но и дополнительный отпуск.
Косвенно это подтверждается еще и тем, что вместо дополнительного отпуска (или его части), предоставляемого сверх 28 календарных дней в год, может быть выплачена (ст. 127 ТК РФ). При этом работник часть положенного ему времени отдыха вообще не использует, а взамен получает денежную выплату.
В прошлом году я собралась в отпуск и хотела поехать отдыхать за границу. К сожалению, вышло так, что оформить путевку во время общего периода отдыха не получилось, и я решила обратиться к руководству с заявлением о разделении отпуска на части. Мне отказали, поскольку это не было заранее согласовано и нарушает утвержденный в начале года график. В результате я осталась без отпуска и провела все выделенные дни дома.
После выхода на работу я обратилась в трудовую инспекцию с просьбой разъяснить мне положения трудового законодательства, в отношении того допускается ли разделение отпуска на части. В результате полученной информации мною была написана эта статья.
По закону, отпускной период положен каждому трудоустроенному гражданину. Обычно, время отдыха согласовывается с работодателем и формируется специальный график, который в последствие подписывают все сотрудники и документ заверяется руководителем фирмы. Иногда случается так, что работнику изначально выбранный период отдыха не очень удобен, и он обращается за разделением предоставленных дней на части. Инициатором такой процедуры может выступать и работодатель.
В ст.115 ТК РФ указано, что продолжительность годового отдыха должна составлять 28 календарных суток, при этом, локальными актами компании не запрещено устанавливать большую продолжительность дня. К ситуации с разделением отпуска может привести сразу несколько обстоятельств. С одной стороны на таком положении вещей может настоять сотрудник, который хочет получить возможность отдохнуть два раза в год, а не один, а с другой, работодатель, основываясь на нехватке специалистов и необходимости вести производственные процессы безостановочно.
Как разрешается делить отпускные дни?
Существенным вопросом является то, как можно делить отпуск по трудовому кодексу. Регулирует такую ситуацию ст. 125 ТК РФ, где указано, что, как минимум одна часть отпуска не должна быть меньше 14-ти календарных суток. Иные ограничительные рамки в отношении минимального периода отдыха, отсутствуют. Самым оптимальным вариантом является схема, при которой положенные 28 суток делятся на две равных части в 14 дней и за каждый период выплачивается положенная сумма.
Получается, что участники трудовых отношений могут раздробить оставшуюся часть отпуска на абсолютно любые промежутки, поскольку их минимальная продолжительность законом уже никак не регулируется. Сотрудник может посвятить отдыху сразу несколько дней или просто прибавлять по одному дню к выходным.
Представленная возможность защищает интересы каждой из сторон, но при этом, следует учитывать, что слишком интенсивное дробление может быть невыгодным, поскольку нужно будет постоянно производить расчеты, выплачивать средства и оформлять документацию. Существенным моментом является еще и тот фактор, что при дроблении оставшейся части на мелкие периоды может сказаться на отсутствии продолжительного отдыха.
Как оформить такое решение документально?
Фактическим основанием для выделения частей в общем периоде отдыха, могут послужить сразу несколько моментов:
- письменное заявление со стороны сотрудника;
- изначальное планирование графика отпусков с учетом сразу коротких промежутков.
Последний момент обязательно должен быть зафиксирован документально и согласован с другими сотрудниками компании и с работодателем. Работник, чей отпуск будет разделен, обязан поставить под графиком свою подпись, удостоверяя тот факт, что ему известно об установленных датах.
Дробление отпуска допускается сразу же после утверждения графика, но при условии, если это вопрос согласован с руководством. Здесь, рекомендуется придерживаться существующего порядка:
- Сначала необходимо согласовать вопрос с руководителем.
- Подготовить заявление и передать в бухгалтерию.
- Внести информацию в личную карточку работника.
- Изменить информацию в табеле учета рабочего времени.
- Исправить действующий график.
После выполнения необходимых действий, останется только оформить официальный приказ и на основании его произвести расчеты.
Обязательно ли согласие работника?
Иногда случаются обстоятельства, когда сотрудник узнает о разделении отпускного периода при подготовке графика. Как правило, это продиктовано особенностями производства, но может ли так поступить работодатель.
Закон говорит, что наниматель не наделен подобным правом, и решать вопрос нужно только путем переговоров. За принудительное разделение отпуска нанимателю выписывается штраф. Запрещено также дробить отпуск таким образом, чтобы он выпадал только на выходные дни. В таком случае работник фактически останется без отдыха и это считается грубейшим нарушением закона.
Заключение
Дробление отпускного периода не противоречит закону, если этот момент согласован между участниками трудового соглашения. Важно, чтобы соблюдалось общее правило, при котором хотя бы одна часть периода отдыха не должна быть меньше, чем две недели. Оставшийся период может распределяться по желанию сторон. Нарушение общего порядка предоставления отпуска по частям может привести к выписыванию серьезного штрафа.
Разбивая ежегодный оплачиваемый отпуск на части, работодатель зачастую забывает согласовать это с работником. Кроме того, нередко нарушается и порядок предоставления таких частей.
Предоставляя работникам ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель нередко допускает серьезные ошибки, за которые он может быть привлечен к административной ответственности по результатам проведения проверок государственной инспекцией труда. Рассмотрим наиболее распространенные ошибки, возникающие при неправильном толковании норм трудового законодательства.
Ошибка первая
Работник по различным причинам отказывается идти в отпуск, а работодатель считает недопустимым принуждать его к использованию отпуска.Подобная позиция компании является довольно распространенным заблуждением. А связана она с тем, что работодатель неправильно истолковывает императивную норму Трудового кодекса, в которой говорится, что работникам предоставляются ежегодные отпуска (ст. 114 ТК РФ), то есть работники не берут отпуск по своему усмотрению, а им дают отпуск в обязательном порядке, независимо от их желания.
Отказ от использования отпуска не является основанием для бесконечного откладывания отпуска. Наоборот, работодатель должен действовать строго в соответствии с требованиями норм Трудового кодекса по следующему алгоритму:
- запланировать предоставление отпусков работникам в следующем календарном году, установив их очередность в графике отпусков (ст. 123 ТК РФ);
- ознакомить работников под подпись с графиком отпусков (ч. 2 ст. 22 ТК РФ);
- не позднее чем за две недели до начала отпуска известить об этом работника под подпись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ);
- издать приказ о предоставлении отпуска работнику в период, установленный графиком отпусков, ведь сам график обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ);
- со дня начала отпуска по приказу проставлять отметку в табеле учета рабочего времени (код «ОТ» или «09» — если работник находится в ежегодном основном оплачиваемом отпуске, и код «ОД» или «10» для ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска).
Ошибка вторая
Работодатель неверно понимает порядок предоставления работнику отпуска за первый год работы.Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной компании (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Эта норма полностью соответствует положениям Конвенции МОТ № 132 (пп. 1, 2 ст. 5 Конвенции МОТ от 24.06.1970 № 132), согласно которым минимальный период работы для получения права на ежегодный оплачиваемый отпуск не должен превышать шести месяцев.
Однако некоторые компании ошибочно считают, что закон, давая названное право работнику, в то же время прямо не обязывает работодателя предоставлять отпуск именно в этот срок. Здесь работодателей подводит отсутствие юридической грамотности, в частности, незнание того, что субъективные права и юридические обязанности корреспондируют друг другу в рамках определенного правоотношения, то есть наличие прав у работника порождает обязанности у работодателя.
Кроме того, многие упускают из виду, что через шесть месяцев у работника возникает право на полный отпуск (основной и дополнительный, удлиненный основной отпуск), а не на его часть пропорционально отработанному времени. В приведенной ниже таблице показаны примеры определения продолжительности отпуска, предоставляемого работнику через шесть месяцев в первый год работы.
Через шесть месяцев в первый год работы у работника возникает право на получение всех видов отпусков, предусмотренных его трудовым договором. Что касается дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день, то, по мнению Роструда (письмо Роструда от 24.05.2012 № ПГ/3841-6-1), предоставление его пропорционально отработанному в рабочем году времени законодательством не предусмотрено.
Исключение составляет только дополнительный отпуск за вредные и (или) опасные условия труда. Он предоставляется пропорционально отработанному времени. Но такой порядок предусмотрен не только через шесть месяцев в первый год работы, но и во все последующие годы работы, ведь в стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время (ч. 3 ст. 121 ТК РФ).
Ошибка третья
В организации неправильно решается вопрос о разделении отпуска на части при составлении графика отпусков.По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Однако не все правильно понимают, как достигается указанное соглашение. В организациях и на предприятиях широко распространена такая практика, когда от работников получают пожелания к графику отпусков, а затем утвержденный график (с отпусками, разделенными на части) доводят до работников под подпись. При такой «технологии» не выполняется главное требование закона — не достигается двустороннее соглашение о разделении отпуска на части до утверждения графика отпусков.
Одним из решений данного вопроса может быть обращение работника к работодателю в форме письменного заявления с получением соответствующей резолюции. Только положительная резолюция руководителя на заявлении работника позволяет внести в график отпусков части отпуска, а не его непрерывный период.
Ошибка четвертая
Работодатель при предоставлении отпуска не учитывает, что работник должен отработать в своем рабочем году определенное количество рабочих часов: не больше (чтобы не было незаконной переработки) и не меньше (чтобы не было недоработки).В настоящее время многие работники просят предоставить им отпуск частями. При этом учитывается, что хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Оставшуюся же часть работодатели нередко стремятся предоставить только по выходным дням (по субботам и воскресеньям), а работники, наоборот, — получить только по рабочим дням.
Нельзя забывать, что работник во время отпуска должен отдохнуть от работы. Поэтому в 28 дней основного отпуска входят 20 рабочих дней (160 часов при 8-часовом рабочем дне и 40-часовой рабочей неделе) и 8 выходных дней (то есть 4 полные недели), поскольку отпуск измеряется в календарных, а не в рабочих днях.
Таким образом, оставшиеся у работника дни отпуска должны включать как рабочие дни, так и выходные. А вот предоставить их можно в любой комбинации, ведь закон этого не запрещает.
Пример
Сотруднику положен отпуск в размере 28 календарных дней. 14 дней он отгулял сразу. Оставшиеся дни можно разбить на части, причем в обязательном порядке четыре дня отпуска должны приходиться на выходные (субботу и воскресенье), а десять дней — на рабочие.
Ошибка пятая
Работодатель неверно применяет нормы Трудового кодекса о предоставлении работнику отпуска с последующим увольнением.По письменному заявлению работника, при наличии возможности, неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия) (ч. 2 ст. 127 ТК РФ). При этом Роструд подчеркивает (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1), что предоставление работнику неиспользованного отпуска с последующим увольнением является правом работодателя, а не его обязанностью.
Если отпуск предоставляется с последующим увольнением при расторжении трудового договора по инициативе работника, то сотрудник имеет право отозвать свое заявление об увольнении до дня начала отпуска, если на его место не приглашен в порядке перевода другой работник (ч. 4 ст. 127 ТК РФ).
Несмотря на то что днем увольнения считается последний день отпуска, все расчеты с работником производятся до его ухода в отпуск, поскольку по его истечении стороны уже не будут связаны обязательствами.
Обратите внимание, что последним днем работы является не день его увольнения (последний день отпуска), а день, предшествующий первому дню отпуска (ст. 84.1, 136, 140 ТК РФ; определение КС РФ от 25.01.2007 № 131-О-О). Поэтому фактически трудовые отношения с работником прекращаются с момента начала отпуска, а значит, трудовую книжку и другие документы, связанные с работой, которые работодатель обязан предоставить работнику, нужно выдать сотруднику перед уходом в отпуск.
Также Роструд отметил, что за время болезни в период отпуска с последующим увольнением работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности, однако, в отличие от общих правил (ст. 124 ТК РФ), отпуск на число дней болезни не продлевается.
Изъявив желание получить отпуск с последующим увольнением, работник тем самым выразил и желание прекратить трудовые отношения с работодателем (при увольнении по собственному желанию) или согласился с правомерностью их прекращения (при увольнении по другим основаниям). Что касается продления ежегодного оплачиваемого отпуска, то работодатель также не вправе это сделать, ведь с момента начала отпуска работодатель не несет обязательств перед работником, получившим отпуск с последующим увольнением (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).
При увольнении в связи с истечением срока трудового договора отпуск с последующим увольнением может предоставляться и тогда, когда время отпуска полностью или частично выходит за пределы срока этого договора. В этом случае днем увольнения также считается последний день отпуска (ч. 3 ст. 127 ТК РФ).
Предоставление отпуска в первый год работы через шесть месяцев
| Категория работника | Отпуск, установленный работнику в трудовом договоре, в календарных днях | Продолжительность отпуска, предоставляемого через шесть месяцев, в календарных днях |
| Работник с ненормированным рабочим днем | Основной отпуск — 28 Дополнительный — 3 | 31 |
| Работник, работающий на Крайнем Севере | Основной отпуск — 28 Дополнительный — 24 | 52 |
| Работник, занятый на работах с вредными и (или) опасными условиями труда | Основной отпуск — 28 Дополнительный — 14 | 28 и отпуск за вредность пропорционально отработанному времени |
| Работник — преподаватель вуза | Удлиненный основной отпуск — 56 | 56 |
В соответствии с трудовым законодательством РФ работнику, заключившему трудовой договор с работодателем, ежегодно предоставляется оплачиваемый отпуск .
Если сотрудник только что принят по трудовому договору, то право на оплачиваемый отпуск у него возникнет по истечении шести месяцев работы , но по соглашению с работодателем отпуск может быть предоставлен и до истечения этого срока.
Отпуск за следующий год работы и последующие годы предоставляется сотруднику в любое время в соответствии с установленной работодателем очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков.
Согласно статье 115 Трудового Кодекса РФ работодатель должен предоставлять ежегодно оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней – и это минимальная продолжительность отпуска.
Отдельным категориям работников, например, гражданам, находящимся на государственной службе, инвалидам, несовершеннолетним сотрудникам, в соответствии с трудовым законодательством РФ, другими федеральными законами, предоставляется удлиненный основной отпуск , продолжительность которого превышает стандартную.
Отпуск может быть увеличен присоединением к нему дополнительных оплачиваемых отпусков . Соответствующий перечень работников, которым предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск, установлен статьей 116 ТК РФ, например, дополнительные дни предоставляются сотрудникам с ненормированным рабочим днем
Ежегодный отпуск должен предоставляться за каждый рабочий, а не календарный, год, который исчисляется с даты приема работника. Например, если работник поступил на работу 20 ноября 2017 года, то первый рабочий год у него истечет 19 ноября 2018 года.
Общие правила разделения отпуска на части
Трудовое законодательство допускает разделение ежегодного отпуска на части. При этом должны выполняться два условия одновременно:
– между сторонами трудового договора должно быть достигнуто согласие по разделению отпуска ;
– продолжительность хотя бы одной части должна составлять не менее четырнадцати дней , а оставшиеся дни отпуска, могут быть разделены на любое количество частей.
Законодательно не установлено, на сколько частей можно разделить ежегодный отпуск, значит, оставшиеся дни могут быть разделены сотрудником на любое количество частей любой продолжительности , если сотрудник и работодатель достигли соглашения по этому вопросу.
Работодатель не может самостоятельно решать вопросы о разделении отпуска на части, о продолжительности этих частей, не может требовать от сотрудника включения в его ежегодный отпуск выходных дней . Этот вопрос решается только по соглашению сторон трудового договора.
Такое соглашение может быть достигнуто при составлении графика отпусков.
График отпусков
График отпусков обязателен для соблюдения обеими сторонами трудового договора .
При его разработке учитывают не только законодательные нормы и производственную необходимость, но и пожелания работников.
Согласование даты отпусков – это, пожалуй, самый сложный момент для сотрудников. Ведь каждый пытается совместить свой будущий отдых со множеством факторов: с отпуском второй половины, каникулами детей, хорошей погодой, низкой стоимостью путевок.
Для работодателя же главное, чтобы не нарушался производственный процесс и, соответственно, время отпусков взаимозаменяемых сотрудников не пересекалось.
К сожалению, все пожелания сотрудников относительно даты предоставления будущего отпуска обязательными для исполнения не являются. В таких случаях рекомендуется предлагать работникам написать заявление о том, в какое время они хотели бы пойти в отпуск
По желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя.
В графике отпусков не отражаются :
– отпуска без сохранения заработной платы,
– отпуска лиц, работающих по гражданско-правовым договорам – им оплачиваемый отпуск не положен,
– нерабочие праздничные дни , которые приходятся на период ежегодного отпуска, в число календарных дней предоставляемого отпуска не включаются.
В течение календарного года работник может использовать несколько отпусков за разные рабочие годы .
Обязанность по составлению графика отпусков дает ряд преимуществ коммерсанту-работодателю. Зная заблаговременно, когда сотрудник должен уйти в отпуск, бизнесмен сможет заранее найти ему замену на время его отдыха, подготовиться к оформлению и выплате отпускных, а также не накапливать неотгулянные отпуска.
Разногласия между сторонами трудового договора по вопросу возможности разделения отпуска на части либо по вопросу количества частей отпуска и их продолжительности не дают работнику права на самостоятельный уход в отпуск .
График отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации с учетом мотивированного мнения профсоюза об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.
Случаи из жизни
Пример 1. В соответствии с утвержденным графиком отпусков ежегодный отпуск сотрудника был разделен на три части: первая – 7 дней, вторая – 7 дней и третья – 14 дней, и сотрудник, использовав первые две части отпуска, ушел в отпуск третий раз, и спустя несколько дней заболел, прервав тем самым течение отпуска. Получается, что все части отпуска менее 14 дней. Будет ли это нарушением трудового законодательства?
Законодательством предусмотрено, что в случае временной нетрудоспособности работника ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника.
Тот факт, что работник заболел, находясь в ежегодном отпуске, и в результате 14-дневная часть отпуска прервалась, не может являться нарушением ни для работника, ни для работодателя, так как это от них не зависит.
Работодателю, чтобы не нарушить требования Трудового Кодекса в части разделения отпуска на части, следует предоставить оставшиеся дни отпуска сотруднику сразу после окончания периода временной нетрудоспособности. Тогда между днями третьей части отпуска не будет рабочих дней и, следовательно, время отдыха сотрудника не прервется и не нарушит его право на отдых.
Пример 2 .
Два сотрудника с одинаковым заработком принесли работодателю заявления, в которых они просят предоставить им часть ежегодного отпуска. Первый сотрудник написал заявление о предоставлении ежегодного отпуска на пять дней (с понедельника по пятницу), а второй – на девять дней (с субботы предыдущей недели до воскресенья текущей).
Получается, что оба работника будут отдыхать равное количество времени, а второй получит отпускных почти в два раза больше.
Будет ли здесь нарушение трудового законодательства, если работодатель даст или не даст согласие обоим работникам?
Каждый из этих двух сотрудников в этой ситуации преследует свою цель:
– первый, пытается увеличить продолжительность своего отдыха, включая в дни отпуска только рабочие дни;
– второй сотрудник за счет включения выходных дней в продолжительность ежегодного отпуска хочет получить большую сумму отпускных.
Если работодатель сочтет, что предоставление работникам отпусков согласно их заявлениям не скажется отрицательно на производственном процессе, то он вправе такие отпуска работникам согласовать.
Если работодатель не согласен с предложенной работником продолжительностью частей отпуска, он может предложить свой вариант. В случае если сотрудник с предложенным вариантом не согласится, это означает, что взаимное соглашение сторон трудового договора по вопросу не достигнуто, и отпуск должен предоставляться полностью без разделения на части.
Пример 3: В организации работает сотрудник, которому положен дополнительной отпуск. Сотрудник хочет поделить дополнительный ежегодный отпуск на части. Правомерны ли его требования с точки зрения трудового законодательства?
Трудовым законодательством предусмотрено разделение ежегодного оплачиваемого отпуска на части по соглашению между работником и работодателем. Следовательно, законодательство предусматривает, что только ежегодный оплачиваемый отпуск в количестве 28 календарных дней может быть разделен на части.
