Многие торговые организации работают «под заказ». Т. е. организация сначала получает несколько заказов от покупателей. Потом находит поставщиков и у них приобретает необходимые товары. Как только товар приходит на склад от поставщика – он сразу отгружается покупателям.

В такой ситуации менеджеры по закупкам должны иметь удобные механизмы для формирования заказов поставщикам и отслеживания сроков поставки.

В программе «1С:Управление торговлей, ред. 10.3» менеджер по закупкам может сделать следующее:

• Посмотреть полный список товаров, которыми нужно обеспечить покупателей.
• Автоматически создать заказ поставщику по всем товарам, необходимым покупателям. При этом в заказе поставщику будет четко указано, под какие заказы покупателей сделан заказ поставщику. А в момент поступления на склад товар автоматически зарезервируется для клиента.
• Указать срок поступления товаров по всем заказам поставщикам.
• Проконтролировать сроки поступления товаров, при несоблюдении сроков аннулировать заказ поставщику.

Рассмотрим подробнее каждую из этих возможностей.

Для анализа товаров, которые необходимо закупить для клиентов, можно использовать отчет «Анализ заказов покупателей».

Меню: Отчеты – Продажи – Анализ заказов – Анализ заказов покупателей

Отчет можно сформировать по еще не отгруженным заказам. Для этого установим флаг «Состояние отгрузки по заказу» и отметим значения «Не отгружено» и «Отгружено частично». Таким образом, мы получим отчет по заказам, которые еще не отгружены полностью:

В отчете показываются все неотгруженные заказы. По каждому заказу мы видим необходимые товары, в колонке «Осталось обеспечить» указывается необходимое количество. Если эта колонка не пустая, значит товар отсутствует на складе и не был зарезервирован – его нужно заказать у поставщика.

Создание заказа поставщику

Из отчета «Анализ заказов покупателей» мы выяснили, что для наших клиентов необходимо сделать заказ поставщику. Но нам необязательно запоминать, кому и какого товара не хватает. Прямо из отчета можно сформировать заказ поставщику на все недостающие товары!

Нажмем на кнопку «Заказ поставщику – Сформировать один заказ поставщику»:

Создается новый документ «Заказ поставщику», в который автоматически попали все необходимые для заказа товары:

Для каждого товара в колонке «Заказ» указан заказ покупателя, под который товар заказывается у поставщика. Благодаря этой информации в момент поступления товара на склад он будет зарезервирован для покупателя автоматически.

В заказе нужно выбрать поставщика, договор, заполнить цены покупки. Мы договорились с контрагентом «Мобил» о поставке данного товара 28.12.2011. Укажем предполагаемую дату поступления товара в поле «Поступление»:

По кнопке «ОК» проведем и закроем заказ поставщику.

После оформления заказа поставщику снова сформируем отчет «Анализ заказов покупателей». Теперь колонка «Осталось обеспечить» пуста, т. к. мы заказали все необходимые товары у поставщика. Информация о том, что товар заказан поставщику, отображается в колонке «Размещено в заказах»:

Контроль сроков поставки

Для контроля сроков поставки воспользуемся отчетом «Анализ заказов поставщикам».

Меню: Отчеты – Закупки – Анализ заказов – Анализ заказов поставщикам

Сделаем настройку, чтобы увидеть заказы, по которым нарушен срок поставки. Нажмем кнопку «Настройка».

В открывшейся форме настройки внизу в таблице добавим новый отбор «Заказ.Дата поступления меньше или равна текущей дате». Для этого нажмем кнопку «Добавить», в открывшемся окне выбора поля найдем поле «Заказ», развернем его по плюсу и выберем внутри поле «Дата поступления»:

В основной форме отчета также установим флаг «Состояние поступления» и отметим значения «Не поступило» и «Поступило частично».

Нажмем «Сформировать» и в результате увидим все заказы, которые должны были полностью поступить до текущей даты, но этого не произошло:

В колонке «Осталось закупить» будет указано количество не поступившего вовремя товара.

По результатам анализа менеджер может принять решение аннулировать заказ поставщику. Для этого оформляется документ «Закрытие заказа поставщику». Создать документ можно на основании заказа поставщику или вручную.

Меню: Документы – Закупки – Закрытия заказов поставщикам

Сделаем закрытие заказа на основании. Для этого можно найти нужный заказ поставщику в списке заказов:

Меню: Документы – Закупки – Заказы поставщикам

Или открыть заказ поставщику прямо из отчета.

Чтобы открыть заказ поставщику из отчета, нужно сделать по нему двойной клик мышью и в открывшемся списке действий выбрать пункт «Открыть заказ поставщику»:

В заказе поставщику воспользуемся кнопкой ввода на основании и выберем пункт «Закрытие заказов поставщикам»:

В открывшемся документе «Закрытие заказов поставщикам» уже будет указан закрываемый заказ, контрагент, сумма заказа:

Также можно указать причину закрытия заказа и потом анализировать причины закрытий заказов в отчете:

Меню: Отчеты – Закупки – Анализ заказов – Анализ причин закрытия заказов

По кнопке «ОК» проведем и закроем документ.

После закрытия заказа поставщику программа уже не будет ожидать по нему никаких поступлений или оплат. Заказ поставщику теперь не будет показываться в отчетах:

Кроме того, если еще раз сформировать отчет «Анализ заказов покупателей», мы увидим, что товар снова появился в колонке «Осталось обеспечить»:

Теперь менеджеру по закупкам следует сформировать новый заказ поставщику на недостающие товары и ожидать поставку данного товара в срок.

Документ «Заказ поставщику» предназначен для фиксации предварительной договоренности о приобретении у поставщика позиций номенклатуры и может являться документом, на основании которого производится оплата и получение позиций номенклатуры.

Позиции номенклатуры, по которым оформлен заказ на поставку, учитываются, как ожидаемые позиции номенклатуры.

В документе предусмотрены следующие виды операций:

• Покупка, комиссия;



Переработка;




Оборудование.

Документом с видом операции « Покупка, комиссия» регистрируют намерение купить товары у поставщика или взять на реализацию товары у комитента. Какой заказ вводится - заказ поставщику или заказ комитенту, определяется видом договора, который выбран в документе. Данные о заказанных товарах, материалах вводятся на закладке «Товары».

Документом с видом операции «Оборудование » регистрируют намерение купить у поставщика материальные ценности, которые являются оборудованием. В этом случае в документе может быть выбран только договор с видом договора «С поставщиком». Принимать оборудование на реализацию от комитента нельзя. Информация о заказанном оборудовании вводится на отдельной закладке «Оборудование». Вместе с оборудованием поставщику могут быть заказаны товары или материалы, которые указываются на закладке «Товары».

Документом с видом операции «Переработка » регистрируют заказ поставщику на изготовление продукции или полуфабрикатов из собственного сырья или сырья контрагента. В этом случае в документе может быть выбран только договор с видом договора «С поставщиком». Информация о продукции и полуфабрикатах, которые должен изготовить переработчик, указывается на закладке «Продукция». Если для изготовления продукции требуется передать переработчику собственные материалы, то перечень таких материалов указывается на закладке «Материалы».

В заказе поставщику можно отразить намерение получения дополнительных услуг, связанных с приобретением или изготовлением материальных ценностей, например,услуг по доставке этих ценностей. Данные об услугах указываются на закладке «Услуги».

В заказах на поставку товаров или оборудования также можно указать перечень возвратной тары поставщика, в которой от него будут получены материальные ценности. Данные о возвратной таре поставщика указываются на закладке «Тара».

В программе существует возможность формирования заказов поставщикам из документа «План закупок», а также возможность автоматического формирования заказов поставщикам при помощи обработки «Календарный план закупок».

Контроль оплаты по заказу поставщику производится в соответствии с установленным вариантом контроля взаиморасчетов с контрагентом в договоре.

Корректировка заказа поставщику оформляется с помощью документа «Корректировка заказа поставщику», который можно ввести на основании заказа.

В конфигурации можно вести планирование исходящих платежей. Для планирования исходящих платежей на основании документа «Заказ поставщику» вводится документ «Заявка на расходование денежных средств». Для планирования платежей в документе «Заказ поставщику» предусмотрены поля:

Оплата - в этом поле указывается предполагаемая дата оплаты поставщику;




Банк/касса - в этом поле выбирается расчетный счет, с которого планируется перечислить денежные средства поставщику в случае безналичной оплаты или касса, из которой предполагается произвести оплату поставщику наличными денежными средствами.

Для оформления оплаты поставщику, на основании документа «Заказ поставщику» можно выписать документ «Расходный кассовый ордер» в случае наличной оплаты или зафиксировать безналичную оплату с помощью различных платежных документов.

Поступление позиций товаров и оборудования по оформленному заказу оформляется с помощью документа «Поступление товаров и услуг» или «Поступление товаров и услуг в НТТ». Поступление изготовленной переработчиком продукции и полуфабрикатов по заказу оформляется документом «Поступление товаров из переработки» , а факт получения услуг по переработке документом «Получение услуг по переработке» .

Для снятия заказов поставщикам с учета предусмотрен документ «Закрытие заказов поставщикам».

Размещение в заказе поставщику

В конфигурации существует возможность указать для заказов, сделанных поставщикам, для выполнения каких заказов покупателей, внутренних заказов, заказов на производство они предназначены. Этот механизм называется размещением заказов в заказах поставщикам. Размещение производится только в фактически оформленных заказах поставщикам, а не в планируемых.

Для того чтобы при оформлении заказа поставщику разместить в нем заказ (покупателя, внутренний, заказ на производство) необходимо выбрать этот заказ в табличной части в колонке «Заказ».

Если в заказе поставщику выбран вид операции « Покупка, комиссия

Если в заказе поставщику выбран вид операции «Оборудование », то в нем можно выполнить размещение товаров из заказов покупателей, внутренних заказов, потребностей заказов на производство (на закладке «Товары») , а также размещение возвратной тары из заказов покупателей и внутренних заказов (на закладке «Тара») .

Колонка «Заказ» на закладке «Товары» может быть заполнена автоматически с помощью кнопки «Заполнить и провести».

При нажатии на кнопку предлагается возможность выбора вида заказов (внутренний и/или покупателя), которыми следует заполнять колонку «Заказ». Колонка «Заказ» будет заполнена по неисполненной части этих заказов за минусом позиций, которые уже зарезервированы на складах и/или размещены в других заказах (поставщику, на производство, внутренних). При заполнении внутренние заказы и/или заказы покупателей будут подбираться в порядке возрастания даты отгрузки (соответствующий реквизит документов).

Сервис доступен при оперативном проведении документа.

Если в заказе поставщику выбран вид операции « Переработка», то в нем можно выполнить размещение продукции, полуфабрикатов из заказов покупателей, внутренних заказов, потребностей заказов на производство (на закладке «Продукция»).

Выгрузка документа в формате CommerceML

Для выгрузки документа в формате CommerceML в командной панели формы документа существует кнопка «Выгрузить в формате CommerceML» . Выгрузка осуществляется в двух вариантах по выбору – в файл или во вложения электронного письма. При выборе варианта выгрузки «в файл» будет активирован диалог выбора файла для определения имени файла. При варианте «отправлять по эл. почте» система сформирует документ «Электронное письмо» с вложением в виде XML-файла, и откроет форму нового электронного письма. Выгрузка в режиме «отправлять по эл. почте» производится только при наличии у контрагента - поставщика «Адреса электронной почты для обмена электронными документами». Заполнение электронного адреса возможно в форме справочника «Контрагенты» (закладка «Контакты»).

Знаете ли вы, что в 1С можно быстро создавать заказы поставщикам, исходя из текущих потребностей интернет-магазина?

Процесс обеспечения заказов в конфигурации «1С: Управление торговлей 11» поддерживается стандартной обработкой «Формирование заказов по потребностям».

Но!
У такой обработки есть один минус, который сводит на нет многие плюсы: все ее возможности тесно переплетены и пользователь обязан указывать все необходимые параметры обеспечения потребностей. А таких параметров очень много, что затрудняет работу пользователя.
Обработка слишком сложна для восприятия. И менеджеры интернет-магазинов создают заказы поставщикам вручную.
Из наших клиентов лишь единицы подтвердили, что они в какой-то степени используют возможности стандартной обработки, но и то – в очень ограниченном объеме.

Мы разработали интуитивно понятный механизм автоматического создания заказов поставщикам. Это решение в виде внешней обработки «Создание заказов поставщику». В нем участие пользователя в цикле обеспечения заказа сведено к минимуму.

Можно за 3-4 клика мыши сформировать заказы поставщикам по всем поступившим заказам от покупателей за день.

Приведем пример, как используется такая внешняя обработка в интернет-магазине товаров для животных ЮНИЗОО.

Особенности: у магазина много заказов покупателей и широкий выбор поставщиков, поэтому требуется отправлять заказы на товар разным поставщикам в разное время суток, в том числе и по нескольку раз в день, что отнимало у менеджеров уйму времени.

Этапы автоматизации и доработки

1. В механизм проведения заказа покупателя добавляем автоматическое разделение товаров по варианту обеспечения (со склада/под заказ).

Здесь обработка автоматически, в зависимости от свободного остатка на складе, определяет количество товара, которое необходимо заказать поставщику по конкретному заказу покупателя.

Те же товары, которые имеются на складе организации, проставляются в резерв под конкретный заказ покупателя (обособленный резерв).

Рисунок 1. Разделение по вариантам обеспечения

2. Для каждого товара в магазине указываем список всех поставщиков и основного контрагента. Устанавливаем соответствие между наименованиями товаров у клиента и у конкретного поставщика для автоматической подстановки значений в заказы поставщикам. Первичный ввод информации был выполнен программно на основе предоставленных прайс-листов поставщиков.

Рисунок 2. Список номенклатурных позиций поставщиков
Для актуальности информации о наличии товара у поставщика для каждой номенклатуры был задан реквизит «Наличие у поставщика». И сейчас менеджеры интернет-магазина автоматически загружают информацию по прайс-листам поставщиков один раз в день, тратя на это всего лишь 5 минут.

Рисунок 3. Номенклатура поставщика

В итоге в системе поддерживается актуальная информация о наличии товара на складе конкретного поставщика в конкретный день.

3. Для массового формирования заказов поставщикам была разработана внешняя обработка. На первом шаге отбираем товары для заказа и указываем дату доставки (период). По кнопке «Заполнить» все заказы покупателей за нужные даты попадают в таблицу. Переключая варианты отображения заказов («Только необеспеченные / Все заказы) и фильтр по менеджеру − можно настроить интерфейс обработки индивидуально под каждого менеджера.

Рисунок 4. Шаг 1. Отбор товаров для заказа
В табличной части обработки выводится необходимая информация: наименование и количество заказанного товара в разрезе заказов покупателей, статус обеспечения каждой позиции (см. табл. ниже) и т.д.

После нажатия «Проставить галки и количество» происходит автоматический расчет необходимого количества товара к заказу по каждой строке, с учетом наличия товара на складе и уже сформированных заказов поставщикам (поле «Количество» редактируется вручную при необходимости).

Рисунок 5. Шаг 1. Расчет требуемого к заказу количества

Обратите внимание: поля со статусом «Не обеспечен» на рисунке 6 соответствуют позициям, отмеченным галочкой на рисунке 5

Рисунок 6. Шаг 1. Автоматический отбор товаров к заказу

4. Табличная часть второго шага обработки – Выбор поставщиков – формируется на основе информации, указанной на первом шаге. Пользователь видит информацию о всех необеспеченных позициях, по которым требуется сформировать заказ поставщикам.

В качестве поставщика автоматически выбирается основной поставщик по данной позиции. При отсутствии товара у основного поставщика, система предлагает выбор из тех поставщиков, которые поставляют данный товар, и он имеется у них в наличии.

Рисунок 7. Шаг 2. Выбор поставщиков

Для любой позиции выбор поставщика можно скорректировать вручную. Завершаем шаг, нажимая кнопки «Сформировать заказы».

5. Заказы поставщикам формируются на основе информации, выбранной на втором шаге. Для каждого поставщика все товары собираются в отдельный заказ. Теперь их осталось только переслать поставщикам.

Такой механизм позволил сократить трудозатраты менеджеров по закупкам в 4 раза по сравнению с ручным созданием заказов поставщикам.

Если вы хотите увидеть, как автоматизировать создание заказов поставщикам в 1С – закажите бесплатную демонстрацию.

Ни для кого не секрет: чтобы что-то продать, нужно сначала что-то купить. Так и каждая торговая организация, для того чтобы продать товар, производит его закупку у поставщиков. Предлагаем инструкцию, в которой рассмотрим поэтапно, как оформить заказ поставщику в программе 1С: Управление торговлей 11.3. Оформление происходит в журнале «Заказы поставщикам», который находится в разделе меню «Закупки». Заходим и сделаем небольшой обзор. Возле названия, в верхней части, имеется значок в виде звездочки, нажатием на него можно занести данный журнал в группу «Избранное» для быстрого доступа. Звездочка располагается в меню программы, в левой верхней части экрана. Обратите внимание, что панель «Меню» находится сверху, а все открытые вкладки снизу. В журнале, для удобства, имеются несколько видов сортировок документов: по текущему состоянию, по сроку выполнения, по приоритету и по менеджеру. Есть поиск, который представлен клавишей «Найти». Необходимый документ можно найти по номеру, сумме, поставщику и т.д. Также, через соответствующие кнопки, можно создать на основании другой документ, сформировать отчет и вывести на печать. С интерфейсом ознакомились, перейдем к формированию заказа поставщику. Нажимаем кнопку «Создать» и выбираем «Новый»:

В открывшейся форме заполняем поля:

Поставщик – выбираем из справочника контрагентов;

Соглашение – это договор с поставщиком;

Операция – закупка товара;

Склад – указываем склад поставщика, с которого поступит товар;

Комментарий – можно прописать какую-либо нужную информацию.

При необходимости можно выбрать другое соглашение или внести изменения. Нужно нажать на три точки в конце поля. Откроется окно с выбором договора из списка. Отметим, что у контрагента может быть одно соглашение или несколько, в зависимости от условий. Если необходимо создать еще одно соглашение с другими условиями, то нажимаете на клавишу «Создать». Для изменения уже существующего нужно выбрать строку и через нажатие правой кнопки мыши выбрать функцию «Изменить»:

Посмотрим заполнение соглашения. Состоит из трех вкладок. Первая «Основное», здесь отображается основная информация по договору:

Номер указывается на основании печатной формы договора (если имеется), по порядку или по каким-то обозначениям, чтобы было легко найти и определить;

Наименование, здесь можно прописать название договора, например, «Основной договор» или точное обозначение его, например, «Закупка техники Samsung » или «Закупка канцтоваров»;

Поставщик – название контрагента;

Статус – действует или нет;

Период действия, здесь указывается дата начала действия договора и дата окончания, при этом последнее можно не указывать. Если только это предусмотрено;

Операция – соответственно закупка у поставщика;

Комментарий – можно прописать дополнительную информацию;

Менеджер – будет отображаться фамилия лица, ответственного за закупки.

Следующая вкладка «Условия закупок». Здесь указываются условия оплаты, режим налогообложения, ценообразование:

После того, как все пункты заполнены и проверены, нажимаем «Записать и закрыть». В окошке «Соглашения с поставщиками об условиях закупок» выделяем нужный договор и жмем «Выбрать». Возвращаемся к заказу поставщику и переходим на вкладку «Товары». Заполнение табличной части можно произвести через клавишу «Добавить», путем подбора каждого товара из номенклатуры. Или через функцию «Заполнить», здесь выбираем «Подобрать товары»:

Открывается окно подбора товаров. Здесь имеется функция выбора товара через строку поиска по названию или артикулу, и «По точному соответствию». В этом случае поиск будет проходить по всему справочнику. Можно выбрать необходимые товары из группы, для этого в правом окошке выделяем группу, и в основной части будет отображаться список номенклатурных единиц, которые в ней находятся. Выбор товара производится двойным нажатием на наименование. В открывшемся окне вводится количество товара, которое требуется заказать и цена за одну товарную единицу, которую предлагает поставщик. Указанная стоимость впоследствии будет соответствовать виду цен, проставленному в соглашении с данным поставщиком. Нажимаем «ОК» и товар помещается в нижнее поле.

После того, как нужный товар выбран, нажимаем «Перенести в документ». Происходит заполнение табличной части документа «Заказ поставщику»:

Проверяем заполнение. Можно указать скидку через клавишу «Цены и скидки» и дату поступления, непосредственно по каждому товару. Внизу расположено поле «Желаемая дата поступления», его также можно заполнить. Если поставить галочку возле «Поступления одной датой», отгрузка будет произведена датой, указанной как желаемая.

Обратите внимание, что указанные пункты заполняются при условии, что все обговорено и согласовано с поставщиком.

Во вкладке «Дополнительно» заполняются поля:

Менеджер – ответственный за закупки;

Контактное лицо – данные менеджера со стороны поставщика, с которым можно будет обговорить и согласовать всю необходимую информацию по поставке;

Адрес доставки – указывается, по какому адресу поставщик доставит заказ;

Валюта – в какой валюте будут отображены цены;

Цена включает НДС - при необходимости ставим галочку;

Налогообложение – из справочника выбираем нужный вид;

Регистрировать цены поставщика автоматически – если отметить галочкой этот пункт, цены поставщика из данного заказа автоматически будут проставляться в документы, что очень удобно;

Номер заказа по данным поставщика – указывается, под каким номером и от какого числа зарегистрирован данный заказ в базе поставщика;

Информация для печати – здесь указывается необходимые или важные дополнения, которые отобразятся при печати документа.

Заказ поставщику заполнен. Нажимаем «Провести и закрыть». Документ появился в журнале. Далее, сформированный заказ необходимо оплатить, предположим, наличными из кассы. Нажимаем кнопку «Создать на основании» и выбираем «Расходный кассовый ордер».

Здесь ничего менять не нужно. Проверяем и проводим.

Товар заказан и оплачен, на основании этого произошла смена текущего состояния заказа. В графе «Текущее состояние» отображается статус «Ожидается поступление». А в графе «Срок выполнения» - ориентировочная дата поставки.

Оприходование товара осуществляется через копку «Создать на основании». Из списка выбираем пункт «Поступление товаров и услуг»:

Автоматически создается и открывается документ поступления. Во вкладке «Основное» отображена информация, по какому заказу поступление (по данным созданного ранее заказа), поставщик, договор по нему и состояние оплаты.

Вкладка «Товары» содержит список номенклатурных единиц, количество, цену и т.д. Нередко возникают ситуации, что поставщик отгружает неправильное количество товаров. Внести изменения можно вручную, прямо в документе кликнув два раза в соответствующем поле. Если какой-то товар вообще не привезли, то в графе количество можно поставить «0» или удалить всю строку клавишей «Delete ».

Весь товар приходит с сопровождающими документами: товарной накладной и счетом-фактурой. Номер накладной обязательно прописывается во вкладке «Дополнительно», поле «Номер входящего документа». Проверяем и проводим.

Переходим в журнал «Документы поступления». Находим созданный документ и переходим по ссылке в нижнем левом углу «Зарегистрировать счет-фактуру». Необходимо прописать только номер и дату полученного счета-фактуры. Проводим.

Если после проведения счета-фактуры вернуться оформленному ранее заказу, то можно увидеть, что статус изменился на «Закрыт». Это означает, что данный заказ полностью выполнен.

Оформление заказов поставщикам

Для отражения предварительной договоренности об условиях и сроках поставки приобретаемой у поставщика номенклатуры, порядке и сроках оплаты предусмотрено использование заказов поставщикам. Заказ поставщикам – инструмент, позволяющий организовать процесс закупок и контролировать как выполнение товарных обязательств поставщика, так и собственных финансовых обязательств.

Заказы поставщикам могут формироваться автоматически на основании расчета потребностей в обеспечении товарами в соответствии с параметрами обеспечения (сроком поставок товаров от поставщика, среднедневного потребления и т.д.).

Также заказ поставщику может быть введен на основании ранее оформленных заказов покупателей, сделки с клиентом. При оформлении заказа в рамках соглашения автоматически заполняются основные условия закупок (валюта, вид цены поставщика, параметры оплаты, использование договоров и т.д.).

Контроль оплаты товаров по заказам поставщиков производится в соответствии с датой оплаты, указанной в заказе поставщику. В заказе можно указать желаемую дату поступления товаров. На основе анализа предполагаемых дат поставки товаров можно составить график поставок товаров.

Контроль выполнения обязательств поставщиком осуществляется при помощи статусов и состояний документа. Статусы для документа присваиваются вручную.

Состояние – информация о заказе, которая рассчитывается автоматически, исходя из имеющихся в информационной базе данных (статус, оплата, наличие на складе и т.д.).