Постоянная путаница в информации, невозможность собрать и проанализировать статистику, нестабильность в продажах – верные спутники компаний, которые не ведут учёт заявок, заказов и платежей клиентов вообще или делают это по старинке, в амбарных книгах. Решить все эти проблемы разом можно, достаточно установить специальную программу для ведения клиентской базы

Почему вам стоит пользоваться программой для учёта клиентов

Система учёта клиентов и сделок (CRM) - самое настоящее подспорье для любого бизнеса. Оцените преимущества, которые вы получите, внедрив такую новинку:

• Избавление от путаницы. Программа для учёта клиентов с подробной базой данных помогает внести ясность в рабочий процесс. Вы и ваши сотрудники всегда будете знать, сколько, чего и когда было продано, как много клиентов обслужено и т. д. Всё это положительно скажется на продуктивности вашей компании.
• Повышение лояльности клиентов. Программа для учёта клиентов и услуг позволяет разделять покупателей по степени важности. Создавайте списки ключевых клиентов и предлагайте им особые условия. Заглядывайте в список потенциальных клиентов и разрабатывайте стратегию по их превращению в преданных фанатов вашего товара или услуг.
• Возможность сбора статистики и её подробного анализа. Автоматизация учёта и регистрации заявок клиентов несёт в себе ещё одну пользу: вы всегда сможете просмотреть статистику за прошедшее время, выявить слабые и сильные стороны и направить все силы на устранение недостатков и развитие достоинств.

YCLIENTS – удобный облачный сервис учёта клиентов

Учёт и управление клиентами могут и должны быть удобными! Именно под таким девизом мы создали YCLIENTS – облачный сервис со всеми функциями CRM. С нами вы:

1. Запомните каждого клиента. В базу данных YCLIENTS вносится не только основная информация о заказчике, но также его полная история посещений, анализ предпочтений и другие необходимые данные.
2. С лёгкостью выгрузите информацию. Для того чтобы экспортировать данные из клиентской базы CRM YCLIENTS, вам не придётся прилагать особых усилий. Получить информацию можно буквально в несколько кликов, и вы сами сможете указать, у кого есть право это делать.

Просматривайте список клиентов онлайн - это удобно

Если от внедрения CRM вас останавливает только то, что придётся устанавливать и постоянно обновлять приложение для учёта клиентов, то у нас хорошие новости. YCLIENTS не требует установки, так что вы сможете смотреть списки клиентов онлайн совершенно бесплатно, используя для этого любое устройство - телефон, планшет, ПК.

Ведение базы клиентов и сделок в CRM ещё никогда не было таким простым и удобным! Попробуйте бесплатную демо-версию YCLIENTS или сразу выберите подходящий тариф и начните работать с нашей системой учёта клиентов и заказов. Обо всех возможностях программы узнавайте по номеру

Как правильно учитывать заказы? Как фиксировать и обрабатывать заявки клиентов и покупателей без ошибок? В работе с заказами и клиентами бесценную помощь окажет облачная программа учета заказов.

Учет "на коленке": подводные камни обычных способов учета

Открывая компанию, предприниматель получает первые заказы от клиентов. Пока они единичны, и оборот не велик, проблем с учетом заказов (а следовательно, бухгалтерским и налоговым учетом) не возникает: все данные о заявках вносятся в определенный период времени: в конце недели, в конце рабочего дня или в иной период.

Все клиенты как на ладони.
Управляйте взаимоотношения с клиентами, ведите продуктивную работу с заказами!

Это может быть обычный журнал с таблицей заказов, блокнот или программа Excel. Вне зависимости от того, каким инструментом пользуется сотрудник компании, ответственный за учет заказов, он вносит все данные вручную, на основе чеков, договоров и других документов.

На первых этапах работы компании проследить количество и корректность исполнения заказов несложно. Но по мере возрастания числа заявок руководитель встречается с первыми сложностями:

• сотрудники, ответственные за учет заказов, начинают делать ошибки и пропускают заявки;
• учет заказов начинает занимать слишком много времени, и вам приходится нанимать отдельного сотрудника, который бы выполнял такую работу;
• из-за необходимости обработки большого количества заказов даже такой сотрудник начинает допускать все больше ошибок;
• руководитель или иное ответственное лицо не может проконтролировать работу сотрудников - как того, кто осуществляет учет заказов, так и тех, кто их принимает и обрабатывает.

Как результат - низкое качество обслуживания клиентов, ошибки в финансовых документах, некорректные данные в бухгалтерской и налоговой отчетности.

Автоматизация учета заказов: преимущества систем

При большом числе заказов наиболее оптимальным решением будет внедрение системы автоматизации учета - программы для учета заказов, которая могла бы обеспечить учет заказов в режиме нон-стоп.

Преимущества автоматизации:

• отсутствие ошибок и пропусков;
• учет в онлайн-режиме, т.е. внесение данных сразу после поступления и обработки заказа;
• готовые шаблоны, таблицы, формы документов, возможность оформления документов за одну-две минуты;
• легкость в применении, значительная экономия времени и средств: вам не придется нанимать отдельного сотрудника, ответственного за учет заказов;
• возможность учета каждого этапа обработки заказа.

Возможности "облачных" сервисов

Автоматизированный учет заказов можно организовать двумя способами.

Первый способ - установить бесплатную программу учета заказов на компьютере или в локальной сети. Как правило, это сложные, многофункциональные системы, которые требуют обслуживания и обновления. Для того, чтобы такая система работала эффективно, вам необходимо, помимо всего прочего, нанимать IT-специалиста или заключать договор аутсорсинга с компанией, установившей программу.

Второй способ - использовать "облачный" веб-сервис. Он предоставляет те же возможности, что и обычная программа, но не имеет недостатков.

Возможности "облачных" веб-сервисов:

• вам не нужно устанавливать программу для учета заявок на компьютере, выстраивать локальную сеть, внедрять систему учета заказов в существующую информационную среду;
• вы экономите место на жестком диске компьютера или сервере локальной сети; не тратите деньги на обслуживание и обновление программы;
• веб-сервисом могут пользоваться все, кто имеет права доступа, без ограничений во времени и из любой точки земного шара: при необходимости сотрудник может занести данные о заказе с помощью телефона, что наиболее актуально для выездных специалистов, курьеров, сотрудников, работающих на складах, транспорте, производстве.

Класс365: бесплатная программа учета заказов

Для того, чтобы получить в свое распоряжение такой инструмент, который бы позволил вести учет заказов из любой точки земного шара и в любое удобное время, вам не нужно покупать и устанавливать сложную программу и арендовать выделенный сервер, на обслуживание которого будет уходить половина бюджета. Достаточно пройти регистрацию и подключиться к "облачному" веб-сервису Класс365.

Класс365 - удобный бесплатный сервис, где вы сможете вести учет заказов. Программа подойдет для компаний, работающих в сфере услуг, розничной и оптовой торговли, а также интернет-магазинов. Вы сможете работать с клиентами, быстро получать подробную информацию о том или ином товаре, вести учет заказов в режиме реального времени.

Для того, чтобы пользоваться всеми возможностями программы, вам необходимо лишь потратить несколько минут на регистрацию и выбрать тариф - "Бесплатный", для начинающих предпринимателей и молодых компаний. С ростом компании и соответственно сотрудников вы сможете увеличить количество пользователей, перейдя на тариф "Профессиональный".

Класс365 - онлайн CRM-система, автоматизирующая управление предприятием. В программе есть полнофункциональный CRM-модуль для эффективного взаимодействия с клиентами, организации совместной работы сотрудников, управления проектами и задачами.

Все клиенты как на ладони.
Управляйте взаимоотношения с клиентами, ведите продуктивную работу с лидами!

По оценкам аналитиков, компании, не использующие CRM-технологии, ежедневно теряют 30% прибыли. Новая разработка - CRM-система Класс365 позволит вывести ваш бизнес на новый уровень и обеспечить стабильный рост доходов в будущем.

Бесплатная CRM для управления продажами

Класс365 предлагает бесплатную CRM-систему для отдела продаж, ведения учета клиентов, совместной работы в режиме реального времени.

Программа помогает повысить качество работы с клиентами, увеличить скорость обработки заявок и выполнения задач, тем самым увеличить эффективность продаж в целом.

Бесплатная версия Класс365 идеально подходит для индивидуальных предпринимателей и компаний малого бизнеса, желающих получить максимум возможностей CRM без вложений.

Помимо CRM программа Класс365 позволяет вести полноценный учет продаж, движения товаров и денежных средств для комплексного управления предприятием.

Возможности бесплатной CRM-системы для отдела продаж Класс365

Работа с клиентской базой

• Простой и удобный учет клиентов и всех сделок в единой базе
• Детальная история взаимоотношений с каждым клиентом и партнером
• Работа с действующими и потенциальными клиентами (лидами). Email- и СМС-рассылка
• Индивидуальная настройка карточки клиента. Возможность прикреплять события, любые файлы и документы, оставлять комментарии по контрагенту
• Удобный планировщик дел и встреч, система напоминаний и уведомлений не даст ничего забыть
• Быстрый поиск по базе клиентов. Экономия времени на обработку заказов

Работа с коммерческими предложениями:

• Используйте готовые примеры коммерческих предложений или используйте свою редактируемую форму
• Составленное в системе коммерческое предложение вы можете скачать в PDF на свой компьютер или отправить по электронной почте прямо из системы.
• Ведите журнал отправленных коммерческих предложений, присваивайте статусы
• Выставляйте счета и оформляйте заказы на основании коммерческих предложений.

Обработка заказов покупателей

• Резервируйте товар на основании заказа покупателя.
• Выставляйте счета на основании заказа покупателя.
• Оформляйте заказы поставщикам, реализации и приём оплаты на основании заказа покупателя.
• Присваивайте статус заказу покупателя

Работа с товаром

• Поиск товаров в системе - по характеристике, артикулу, аналогам, поставщику. При этом в результатах можно видеть цены, остатки, резервы и ожидаемые приходы.
• Сохранение истории цен на товары
• Учёт остатков товара по складам
• Контроль сроков хранения
• Планирование запасов с учетом темпов продаж

И пользуйтесь бесплатно CRM-системой для отдела продаж с возможностью ведения товарного и складского учета.

Ключевые преимущества CRM-программы Класс365

• 100% безопасность ваших данных в системе
• Быстрый старт. Никакого внедрения, настройка займет несколько минут
• Широкий функционал - в одной программе
• Удобный и понятный интерфейс, с которым легко работать
• Нет привязки к рабочему месту. Не ограничивайте пространство своей деятельности, пользуйтесь системой везде, где есть Интернет, в любое удобное вам время

Вы не теряете ничего - приобретаете на 30% больше заказов

Мы предлагаем однопользовательскую версию Класс365 совершенно бесплатно. Срок использования программы не ограничен. Единственное ограничение - количество документов, в бесплатной версии число созданных документов составляет не более 300 в год.

Вы всегда можете снять это ограничение и увеличить количество пользователей программы в личном кабинете.

Для ведения базы клиентов в нашей компании методом проб и ошибок мы выбрали Exiland Assistant. После внедрения этой системы наш отдел продаж показал положительную динамику, команда стала работать более эффективно, чем раньше. Скорость обработки заказов возрасла на 22%, мы получили хороший отклик от наших клиентов.

Менеджер по продажам - интересная и необычная профессия, освоить которую может любой: студент, профессор, музыкант. Однако, добиться успеха в этой нише удается далеко не всем. Успех менеджера зависит как от личностных качеств, таланта продавать, так и от владения накопленной клиентской базой . Именно такие менеджеры всегда остаются на гребне волны.

Иметь под рукой структурированный список контактов с адресами, осуществлять быстрый поиск по ним, знать кому следует позвонить сегодня - это и есть основа успешных продаж.

Даже если у вас небольшая организация, уже сейчас следует позаботиться о правильном хранении и обновлении контактов предприятий и людей.

Ведение базы клиентов должно быть простым

Нам было необходимо, чтобы программа была настолько проста, что в ней с первого дня мог бы работать новый сотрудник , чтобы для поддержания работоспособности системы и обучения менеджеров не пришлось нанимать отдельного сотрудника. К тому же возникла острая необходимость объединить всех клиентов в одну общую базу данных , чтобы с ней смогли работать все сотрудники фирмы со своих компьютеров.

Для учета клиентов и, вообще, базы контактов необходим удобный, простой и функциональный программный инструмент - так называемая CRM-система (система взаимоотношений с клиентами). Но, к сожалению, большинство CRM достаточно громоздкие и неудобные, к тому же - дорогие.

Поиск идеальной программы подзатянулся...

Как правило, те, кто только начинают свой бизнес, ведут список в Excel, но ведение базы клиентов в Excel с напоминанием невозможно. Поэтому Excel мы даже не стали рассматривать в качестве базы данных (БД).

Искали подходящую программу среди сетевых многопользовательских органайзеров, чтобы руководитель мог видеть работу всех менеджеров. Online органайзеры нам не подходят - они хранят данные на сайте поставщика услуг, что не обеспечивает нужного уровня безопасности данных . К тому же они малофункциональны.

В WinOrganizer имеется возможность создавать только список друзей, знакомых (и то она тормозит, когда база сильно разрастается), а создавать базу по предприятиям не позволяет.

Outlook оказалась довольно громоздкая, слишком сильно тормозила. Также Outlook не имеет закладок, не удобно реализована фильтрация, что затрудняет поиск конкретной записи. Для человека, ценящего свое время, это недопустимо, поэтому нам пришлось от нее отказаться и продолжить поиски более подходящей программы.

Следующим кандидатом стала известная всем Microsoft Access. Что оттолкнуло после установки - нет простоты и интуитивной понятности. Ее мы быстро забраковали, так как для эффективной работы с ней требовалось, как минимум, уметь программировать на Visual Basic, быть знакомым с основами проектирования баз данных и знать SQL. Реалии современного бизнеса таковы, что любой менеджер рано или поздно уходит, а чтобы обучить работе с Microsoft Access нового сотрудника потребуется как минимум несколько месяцев, что абсолютно неприемлемо для фирм находящихся в условиях жесточайшей конкуренции.

Поиски подзатянулись... Однако мы не сдавались, и однажды скачав очередной органайзер на официальном сайте , мы поняли, что нашли как раз то, что так долго искали. Этой программой оказался сетевой органайзер Exiland Assistant Enterprise . Он выгодно отличался от аналогов. Например, в LeaderTask поле контакта не содержит строки для Skype, соц.сетей, телефоны не разграничены на домашний, сотовый и рабочий, информацию о клиентах в нее вносить нельзя, так как эта функция не предусмотрена. И вообще, LeaderTask - это больше менеджер задач, чем софт для управления клиентами.

А в Exiland Assistant есть все, что нам нужно. Можно также расширять структуру данных - добавлять свои поля ввода , если предусмотренных программой недостаточно. Данные хранятся в надежно защищенном файле на одном из ПК в локальной сети предприятия, а не где-то в облаке.

Работа с клиентской базой в Exiland Assistant

Органайзер Exiland Assistant отличается простотой и удобством по мнению руководителей отдела продаж ряда российских компаний. Клиентская база, накопленная в программе Exiland Assistant, является эффективным ресурсом в процессе продаж .

Органайзер позволяет структурировать контакты , вести списки как физических лиц, так и организаций. Для этого в программе существуют разделы "Контакты" и "Организации".

Из чего состоит программа?

Бесплатная программа Exiland Assistant Free

Программа органайзер содержит 6 основных разделов:

• Контакты
• Организации
• Задачи
• Заметки
• Ссылки
• События

В первых двух разделах вы можете создавать электронную картотеку людей и предприятий . Для ведения перечня людей и организаций наибольший интерес вызывают первые 2 раздела + раздел "События", поскольку позволяют не только хранить детальную информацию о каждом человеке и предприятии, но и планировать по ним события: звонки, встречи, вести историю общения с ними, записывать результаты обзвона или переписки.

Звонки, встречи, задачи: Как не упустить ни одного покупателя?

Планируйте любые дела с клиентом на закладке События в карточке человека или организации - ежедневник напомнит о событии заранее, чтобы вы не забыли вовремя связаться с потенциальным клиентом, напомнить ему о его заказе, предложить скидку или выставить счёт. После наступления события, запишите результат звонка/встречи и т.п. Кстати, допустимый список типов событий и результатов вы можете настроить самостоятельно в меню Сервис/Настройки на закладке "События" в соответствии с вашими потребностями.

Рассылка акций, прайс-листов, коммерческих предложений клиентам по e-mail

Вышел новый прайс-лист? Вы запустили акцию? Не забудьте сделать автоматическую e-mail рассылку потенциальным клиентам прямо из Exiland Assistant. Для этого достаточно один раз составить текст письма (шаблон), выбрать получателей из ваших контактов, указать свой ящик, от которого планируете рассылать и запустить рассылку. Все это можно сделать, используя меню Сервис/E-mail рассылки в версиях Personal и Enterprise (данная функция отсутствует в версии Free - в бесплатном органайзере вы можете лишь настроить рассылку и отправить пробное письмо на указанный ящик, чтобы проверить, в каком виде оно будет доставлено).

Хорошее сочетание функционала и простоты

Первое, что сразу же бросилось в глаза, когда мы впервые воспользовались Exiland Assistant - это ее возможности и простота в использовании. Уже на следующий день все менеджеры в компании свободно могли в ней работать - вести базу своих клиентов . Приятным моментом, выгодно отличающим этот ежедневник от остальных, стала для нас возможность:

• Добавлять новые, переименовывать существующие названия полей строго под свои нужды
• Возможность e-mail рассылки акций по базе контактов , прайс-листов, предложений по скидкам по заранее настроенному шаблону с автоматической подстановкой данных из БД в нужные места шаблона.
• Автоматическое формирование любых документов в Word с подстановкой в них данных из клиентской базы.

Сначала мы скачали и попробовали бесплатную Free-версию органайзера , а установив серверную версию органайзера Enterprise, мы просто не могли нарадоваться ей - все сотрудники могли вносить изменения на своем компьютере, и все изменения в БД после автоматической синхронизации с сервером без малейшего нашего вмешательства появлялись на всех компьютерах.

Немного поработав с этой программой, мы заметили еще одну отличительную особенность: настроив в напоминании конкретного исполнителя задачи, напоминание появлялось только на его компьютере и не мешало остальным заниматься своей работой.

Чтобы не быть голословным приведу конкретные примеры: Exiland Assistant состоит из шести основных разделов: Контакты, Организации, Задачи, Заметки, Ссылки интернета, События . Поскольку нашу фирму интересуют преимущественно разделы "Организации" и "Задачи", то остановлюсь более подробно именно на них. Раздел "Контакты" (физ.лица) и "Заметки" мы скрыли (через Сервис/Настройки/Интерфейс), приспособив программу именно для своей фирмы. Раздел "Организации", где мы начали вести базу организаций, переименовали в "Клиенты".

Каждый менеджер имеет свою группу контактов (для каждого пользователя создали соответствующую подгруппу по его фамилии), причем клиенты как видно на рисунке находятся в разных городах. Приходя на работу, менеджер работает индивидуально со своей группой, иногда сверяясь при помощи быстрого поиска с данными других менеджеров (чтобы не внести случайно в свою БД чужого клиента).

Какие разновидности программы существуют?

Всего у программы Exiland Assistant существует три редакции:

• Free (однопользовательская бесплатная, имеющая основной набор функций). Создана преимущественно для домашних пользователей;
• Personal (платная однопользовательская с расширенным набором возможностей);
• Enterprise (сетевая многопользовательская). Рассчитана на работу в офисе. Позволяет вести БД клиентов и задач по проектам группе пользователей (у каждого пользователя могут быть свои права).

Ваша задача, в первую очередь, понять, какая редакция Exiland Assistant: сетевая или однопользовательская вам подойдёт для организации клиентской базы .

Если с версией вы уже определились, можете бесплатно скачать базу клиентов (Free или Демо-версию Enterprise) с официальной страницы загрузки и установить её, следуя простой пошаговой инструкции в файле readme.txt

Переход между версиями предусмотрен, поэтому вы легко сможете перейти например от демо-версии к полной без потери данных.

Бесплатная версия Free (локальная однопользовательская)

Программу для ведения клиентской базы возможно скачать бесплатно - это версия Free . Она имеет базовый набор возможностей и больше подойдет для дома.

В раздел задачи мы вносим информацию о том, когда и кому отгрузить товар или позвонить. Раздел ссылки на сайты как нельзя лучше подходит для хранения сайтов поставщиков и конкурентов, что позволяет быть нам всегда в курсе последних изменений, и более оперативно реагировать на них.

Версия Personal (локальная однопользовательская)

Существует также Персональный органайзер Exiland Assistant Personal - однопользовательская, подойдет как для домашнего использования, так и для малого офиса для ведения базы данных отдельным сотрудником.

Хотя мы и не используем разделы "Контакты" и "Заметки" на работе, но для домашнего использования они являются очень удобными. Например, в разделе "Контакты" можно хранить информацию о своих друзьях, знакомых, коллегах, родственниках. Достаточно кликнуть на любого человека в таблице, как тут же на боковой панели (панели детализации) отображаются все необходимые сведения об этом человеке:

• фотография;
• средства связи (телефоны, e-mail адреса, учетки в соц.сетях);
• адрес прописки и проживания;
• возраст;
• хобби;
• и другая детальная информация о человеке;

Для удобства при домашнем использовании программы можно скрыть раздел "Организации" и другие. В заметках можно сохранить внезапно нахлынувшую мысль, рецепт пирога или любую другую информацию и потом, при необходимости, быстро ее найти, используя быстрый или детальный поиск.

Версия Enterprise для ведения базы клиентов (сетевая многопользовательская)

Для того чтобы создать общую базу данных для всего предприятия необходимо установить в дополнение ее серверную часть, которая называется Exiland Assistant Server и поставляется бесплатно с версией Enterprise. Enterprise версия - для ведения актуальной клиентской БД в организации, где необходим доступ с любой машины локальной сети. Exiland Assistant Server - это отдельная программа, которую можно установить на отдельный компьютер или компьютер одного из пользователей, которая чаще всего включена и доступна по локальной сети. Ее назначение - синхронизация данных клиентского ПК с центральной базой данных. Страница программы

Как начать работу с программой?

Скачайте бесплатную версию Free, если вам достаточно однопользовательской версии или Демо-версию Enterprise, если планируете работать с клиентской базой в локальной сети одновременно группой пользователей.

Распакуйте скаченный zip-файл. Появится папка, в которой вы найдете файл readme.txt с простой пошаговой инструкцией по установке и настройке. Установка достаточно проста и рассчитана на малоопытного пользователя ПК.

Приятной особенностью можно назвать наличие в программе модуля импорта данных из Microsoft Excel и OpenOffice Calc, а также из csv-файлов . Поэтому, если вы ведете список людей в Excel, то без проблем сможете импортировать его в Exiland Assistant, чтобы не перенабирать вручную .

Подводим итог

Exiland Assistant - универсальный инструмент, прекрасно подойдет для большинства задач по привлечению клиентов для менеджеров по продажам любой сферы производства или услуг и для домашнего использования. К тому же он заменит сразу несколько программ : книжку контактов, хранитель ссылок и заметок, хранитель паролей, органайзер (планировщик задач), программу для хранения контактов , дневник мыслей и т.п.

Каждому предпринимателю, современному деятельному человеку я бы посоветовал эту замечательную программу-органайзер для Windows и для личного использования, и для ведения базы клиентов и задач по проектам.

Вообще, Exiland Assistant объединяет в себе множество удобных в ежедневной работе функций и при этом сохраняется простота освоения и использования. Возможность совершать холодные звонки прямо из программы (+ интеграция со Skype), рассылать письма по своей базе потенциальных клиентов, распечатывать на принтере, сортировать, фильтровать, выполнять быстрый поиск, синхронизировать контакты людей с Microsoft Outlook, импортировать данные из Excel, экспортировать данные в HTML, Word, Excel, txt и т.д. - это только краткий перечень дополнительных сервисных возможностей, повышающих удобство работы с БД.

Exiland Assistant прост и эффективен и вполне подойдет малому бизнесу - молодым компаниям , которые на рынке менее 10 лет.

Лицензии делятся на несколько типов в зависимости от ограничения на максимальное количество одновременных сессий пользователей - т.е. количество одновременно работающих с базой сотрудников. Так же ограничивается число пользователей в справочнике "Пользователи".